ความสำคัญของงานธุรการ ในองค์กรใหญ่ บริษัทเล็ก และงานโปรเจกต์

      งานธุรการเป็นเสมือน "กระดูกสันหลัง" ขององค์กร มีบทบาทสำคัญในการสนับสนุนการดำเนินงานให้เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ บทความนี้จะพามาดูความสำคัญของงานธุรการ ไม่ว่าจะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ บริษัทเล็ก หรือโปรเจกต์โครงการก็ตาม

ความสำคัญของงานธุรการ

     โดยหน้าที่หลัก ๆ ของงานธุรการ มีดังนี้

          - การจัดการเอกสาร : จัดเก็บและดูแลเอกสารสำคัญต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบ ง่ายต่อการค้นหาและนำไปใช้งาน เช่น เอกสารสัญญา

          - การติดต่อประสานงาน : ประสานงานระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น เช่น หน่วยงานผู้ว่าจ้าง ซัพพลายเออร์ ฝ่ายอาคาร

          - การจัดการข้อมูล : รวบรวมและบันทึกข้อมูลต่าง ๆ อย่างถูกต้องและครบถ้วน เพื่อใช้ในการวิเคราะห์และตัดสินใจ

          - การจัดการสำนักงาน : ดูแลความเรียบร้อยของสำนักงาน จัดหาอุปกรณ์และเครื่องใช้สำนักงานให้เพียงพอต่อการใช้งาน เช่น โน้ตบุ๊ก ทีวีห้องประชุม

          - การสนับสนุนการดำเนินงาน : ให้ความช่วยเหลือและสนับสนุนการดำเนินงานของหน่วยงานต่าง ๆ ในด้านต่าง ๆ เช่น การจัดประชุม การจัดทำรายงาน เป็นต้น

ความแตกต่างของงานธุรการในแต่ละขนาดองค์กร

     งานธุรการในองค์กรขนาดใหญ่

     องค์กรขนาดใหญ่มีโครงสร้างองค์กรที่ซับซ้อน ทำให้งานธุรการต้องมีการแบ่งหน้าที่และความรับผิดชอบที่ชัดเจน มีปริมาณเอกสารและข้อมูลจำนวนมาก ทำให้ต้องมีระบบการจัดการเอกสารและข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ ขณะเดียวกันก็มีการติดต่อประสานงานกับหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกองค์กรจำนวนมาก ทำให้ต้องมีทักษะการสื่อสารและการประสานงานที่ดี รอบคอบ และถี่ถ้วน

     ตัวอย่างเช่น

          - การจัดการฐานข้อมูลพนักงานจำนวนหลายพันคนในบริษัทข้ามชาติ

          - การประสานงานจัดประชุมผู้บริหารระดับสูงที่มีวาระสำคัญ ต้องเชิญผู้บริหารจากหลายหน่วยงานร่วมประชุมพร้อมกัน จึงต้องใส่ใจทั้งตำแหน่งที่นั่ง ห้องรับรอง และมื้ออาหารระหว่างการประชุม

          - การดูแลจัดการเอกสารสัญญาทางธุรกิจระหว่างบริษัทกับคู่ค้าทั่วโลก ไม่ให้ขาดตกบกพร่อง เพื่อไม่ให้มีปัญหาทางกฎหมายทั้งภายในและระหว่างประเทศในภายหลัง

          - การดูแลจัดการ การจองห้องพัก การจองตั๋วเครื่องบิน สำหรับผู้บริหารและพนักงานในการไปประชุมต่างประเทศ

          - การดูแลจัดการ วัสดุอุปกรณ์สำนักงานจำนวนมาก และทำการจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลืองสำนักงานในแต่ละเดือน

     งานธุรการในบริษัทขนาดเล็ก

     บริษัทขนาดเล็ก หรือ SME มีโครงสร้างองค์กรที่ไม่ซับซ้อน ทำให้งานธุรการอาจรวมอยู่ในหน้าที่ของพนักงานคนเดียวหรือกลุ่มเล็ก ๆ มีปริมาณเอกสารและข้อมูลไม่มากนัก ทำให้การจัดการเอกสารและข้อมูลอาจไม่ซับซ้อนเท่าองค์กรขนาดใหญ่ การติดต่อประสานงานกับหน่วยงานภายนอกองค์กรเน้นไปตามหน้าที่การทำงานและผลิตภัณฑ์ของบริษัท ทำให้บทบาทการประสานงานอาจรวบอยู่ภายในตัวผู้ปฏิบัติงานคนเดียว ขณะที่ส่วนงานธุรการจะเน้นการรวบรวมเอกสารสัญญา และอำนวยความสะดวกให้แก่คนทั้งบริษัทมากกว่า

     ตัวอย่างเช่น

          - การดูแลต้อนรับลูกค้าที่มาติดต่อบริษัท

          - การจัดทำใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน

          - การดูแลจัดการเอกสารทั่วไปของบริษัท เช่น จดหมาย โทรสาร เป็นต้น

          - การจัดเตรียมสถานที่สำหรับประชุมทีมขนาดเล็ก

          - การสั่งซื้อวัสดุสำนักงานในจำนวนที่ไม่มาก

     งานธุรการในโปรเจกต์โครงการ

     โปรเจกต์โครงการ มีลักษณะงานที่เฉพาะเจาะจงตามวัตถุประสงค์ของโครงการ อาจเป็นโปรเจ็กต์ที่แยกย่อยอยู่ภายในใต้บริษัทขนาดเล็ก หรือองค์กรขนาดใหญ่ มีระยะเวลาการดำเนินงานที่จำกัด ทำให้งานธุรการต้องมีความรวดเร็วและคล่องตัว มีการติดต่อประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการเท่านั้น เช่น โครงการ CSR ของบริษัท

     ตัวอย่างเช่น

          - การจัดเตรียมเอกสารสำหรับการประชุมติดตามความคืบหน้าของโครงการ

          - การรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของโครงการ

          - การประสานงานกับผู้รับเหมาและซัพพลายเออร์ของโครงการ

          - การจัดทำรายงานสรุปผลการดำเนินงานของโครงการ

          - การจัดเก็บเอกสารสัญญาที่เกี่ยวข้องกับงานของโครงการ

     จะเห็นได้ว่า งานธุรการเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้ทุกภาคส่วนขององค์กรและโปรเจ็กต์ สามารถดำเนินงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ สำหรับผู้ที่สนใจตำแหน่งงานธุรการ อาจสามารถฝึกฝนตนเองเพื่อให้มีทักษะต่าง ๆ ที่ครอบคลุมงานดังที่กล่าวมานี้ เพื่อให้คุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมีโอกาสก้าวหน้าในเส้นทางอาชีพมากยิ่งขึ้น

www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี