แปลและเรียบเรียง : เจษฎา ปุรินทวรกุล
ทราบกันหรือเปล่าว่า ลูกค้าหรือบุคคลอื่นๆ ที่ได้รับอีเมล์จากคุณ รับรู้ได้ว่าคุณมีอารมณ์หรือความรู้สึกอย่างไรขณะเขียนข้อความเหล่านั้น (ไม่รวมอีโมติคอนกับเครื่องหมายอัศเจรีย์ซึ่งบ่งบอกความรู้สึกได้ชัดเจนอยู่แล้ว)
ยิ่งเป็นการส่งอีเมล์ติดต่อธุรกิจอย่างเป็นทางการ ยกตัวอย่างเช่น คุณส่งรายละเอียดโปรเจคงานไปให้ลูกค้า แต่ลูกค้าตอบกลับมาแค่ว่า “รับทราบ” เป็นใครก็ต้องวิตกนิดนึงละ ว่าเราเขียนอะไรผิดพลาดหรือเปล่า หรือมันไม่น่าสนใจจนกระทั่งลูกค้าอ่านผ่านๆ หรือภาษาของเรามันเป็นเชิงลบมากจนเกินไป ซึ่ง Bernard Marr ผู้เขียนหนังสือ Best-Selling นอกจากนั้นยังมากประสบการณ์ด้วยการเป็นวิทยากรและที่ปรึกษากลยุทธ์ และงานวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ อีกมากมาย จะมาพาคุณไปไขข้อข้องใจเรื่องการเขียนอีเมล์เพื่อไม่ให้ภาษาดูเป็นเชิงลบมากเกินไป
1. เน้นภาษาเชิงบวก จำไว้ว่าถ้าอีเมล์ของคุณมีภาษาเชิงลบ จดหมายฉบับนั้นจะมีอารมณ์โกรธ ขุ่นเคืองหรือไม่พอใจ ผสมอยู่ ซึ่งจะส่งผลให้การเจรจาเป็นไปในเชิงลบทันที ดังนั้น แม้ว่าคุณจะอารมณ์ไม่ดี หงุดหงิดกับสถานการณ์รอบๆ ตัว หงุดหงิดกับการติดต่อด้านธุรกิจกับลูกค้าเจ้าปัญหา ก็ต้องพยายามทำให้ข้อความในจดหมาย เป็นเชิงบวกให้ได้
ส่วนคำว่า “ไม่สามารถ ทำไม่ได้ ข้อผิดพลาด ล้มเหลว เป็นไปไม่ได้ มีค่าน้อยมาก ปฏิเสธ หยุด น่าเสียดายที่ ไม่เคย ไร้ความสามารถ”
ทั้งหมดนี้มีความหมายเชิงลบที่ค่อนข้างรุนแรง หลีกเลี่ยงไว้เป็นดีที่สุด และนี่คือประโยคตัวอย่างที่น่าสนใจ
“แต่น่าเสียดาย มันคงเป็นไปไม่ได้ที่จะทำโปรเจคให้เสร็จตามเวลาที่กำหนด เพราะปัญหาจากการส่งงานที่ล่าช้าจากเพื่อนร่วมงานหลายๆ คน”
จะเห็นว่าประโยคข้างต้น มีคำเชิงลบอยู่เต็มไปหมด ซึ่งเราสามารถเปลี่ยนให้กลายเป็นประโยคที่อ่านแล้วรู้สึกดีได้ประมาณนี้
“ทุกคนสามารถส่งงานที่ตัวเองรับผิดชอบกลับมาได้ในวันพฤหัสบดี ซึ่งผมจะรวบรวมและส่งให้ทันที คาดว่าจะส่งงานได้ภายในวันที่กำหนดพอดี”
ประโยคข้างต้น แสดงถึงความรับผิดชอบในงานและหน้าที่ที่สูงกว่าประโยคแรกอย่างเห็นได้ชัด ถ้าคุณเป็นหัวหน้า คุณจะถูกใจประโยคไหนมากกว่ากัน
2. ทำ (สิ่งนั้นสิ่งนี้) และอย่าทำ (สิ่งนั้นสิ่งนี้) อย่าทิ้งอาหารที่ไม่ทานแล้วไว้ในตู้เย็น อย่ามาประชุมสาย หรือแม้แต่การบอกว่า อย่าลืม ทั้งหมดนี้ล้วนเป็นคำพูดเชิงลบทั้งสิ้น ดังนั้น แทนที่จะบอกคนอื่นว่าอย่าทำนั่นอย่าทำนี่ ลองเปลี่ยนเป็น โปรดนำอาหารของท่านกลับบ้านด้วย กรุณามาถึงก่อนการประชุมเริ่มต้น 5 นาที เพราะคนทุกคนเชื่อฟังและยอมปฏิบัติตามคำขอที่เป็นบวกง่ายกว่าคำพูดเชิงลบ
อย่างไรก็ตาม เกี่ยวกับเรื่องการทำงานหรือเจรจาทางธุรกิจ หากมีคนตีความอีเมล์ที่คุณเขียนไปในเชิงลบบ่อยๆ คุณอาจต้องมีความชัดเจนและเรียบเรียงคำพูดให้ดี และมีใจความเป็นภาษาเชิงบวกมากขึ้น
ทั้งนี้ทั้งนั้น มันก็ไม่ได้มีอันตรายอะไร ถ้าคุณจะแสดงความรู้สึกผ่านข้อความในอีเมล์ หากคนที่คุณคุยด้วยเป็นคนที่มีความสัมพันธ์ที่ดี หรือเป็นเพื่อนสนิทกันจริงๆ ยกตัวอย่างเช่น คุณกำลังมึนงงกับระบบซอฟต์แวร์ประเภทหนึ่งอยู่ และต้องนัดคุยทำความเข้าใจกับเพื่อนร่วมงาน คุณอาจเมล์หาเพื่อนสนิทที่มีส่วนร่วมในการประชุมได้ว่า
“ระบบซอฟต์แวร์นี่มันยุ่งยาก และชวนให้ท้อแท้ยังไงไม่รู้ แต่ไม่เป็นไร การประชุมจะเริ่มในวันศุกร์ตามกำหนดการเดิม”
ประโยคข้างต้นชี้ให้เห็นว่าคุณไม่ค่อยพอใจกับซอฟต์แวร์ ไม่ใช่กับตัวผู้รับสารทางอีเมล์ แต่ถ้าเขาไม่เข้าใจ คิดว่าเราไม่พอใจเขา อาจเปลี่ยนรูปแบบการสนทนาให้เป็นเชิงบวกมากยิ่งขึ้นในโอกาสถัดๆ ไป
บทเรียนเรื่องการสื่อสารที่ผิดพลาดนั้น มีราคาสูงมาก โดยเฉพาะกับการทำธุรกิจ ดังนั้น เรียนรู้และพัฒนาตัวเองไว้ก็ไม่ใช่เรื่องที่เสียหาย
แปลและเรียบเรียงจาก Bernard Marr ผ่านทาง www.entrepreneur.com/
Create by smethailandclub.com
