อย่างที่ทราบกันว่า การประชุมนั้นมีความสำคัญ แต่บ่อยครั้งที่การประชุมไม่มีประสิทธิภาพ ทำให้รู้สึกว่าเสียเวลาการทำงาน นั่งประชุมนานหลายชั่วโมงเเต่กลับไม่ได้ข้อสรุป บางครั้งก็มีประชุมเยอะและนานมาก จนไม่มีเวลาทำงาน เกิดความเครียด การประชุมที่มีประสิทธิภาพนำไปสู่ความสำเร็จ มักจะมีปัจจัยหลายอย่างเข้ามาเกี่ยวข้อง เช่น มีวาระการประชุมชัดเจน ระยะเวลาการประชุม จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม สถานที่ประชุม การเตรียมตัว เราจึงมีเคล็ดลับการประชุมที่แตกต่างกันของคนดังที่ประสบความสำเร็จ พร้อมแนะนำเทคนิคที่จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมาฝาก
เทคนิคประชุม 4 สไตล์ จาก 4 คนดัง
1. กฎการยืน ริชาร์ด แบรนสัน
ริชาร์ด แบรนสันแนะนำวิธีการประชุมแบบยืน หลีกเลี่ยงการใช้เก้าอี้ เพื่อให้การประชุมใช้เวลาสั้นๆ ทำให้การอภิปรายกระชับ ตรงประเด็น คุยออกนอกเรื่องน้อยกว่า ที่สำคัญคือผู้เข้าร่วมประชุมจะมีสมาธิมากกว่า
เคล็ดลับ : ใช้การประชุมแบบยืน เพื่ออัปเดตสั้นๆ และรักษาระดับพลังงานให้สูง
2. หมุนเวียนเปลี่ยนสถานที่มาร์ก ซักเคอร์เบิร์ก
มาร์ก ซักเคอร์เบิร์ก เชื่อในการหมุนเวียนเปลี่ยนสถานที่ประชุม การประชุมในสภาพแวดล้อมที่มีความแตกต่างกัน จะสามารถจุดประกายความคิดใหม่ๆ และป้องกันความจำเจ ส่งผลให้มีความคิดสร้างสรรค์และประสิทธิผลเพิ่มมากขึ้น
เคล็ดลับ : สลับเปลี่ยนจัดการประชุมในส่วนต่างๆ ของสำนักงานหรือกลางแจ้ง
3. น้อยแต่ให้ผลมาก อีลอน มัสก์
อีลอน มัสก์ มีแนวทางการประชุมว่าควรเชิญเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องจริงๆ หลีกเลี่ยงผู้เข้าร่วมที่ไม่จำเป็น เพราะการจัดประชุมที่มีประสิทธิภาพที่สุด คือการประชุมกลุ่มเล็กๆ ที่มีแต่คนที่จำเป็นเท่านั้น แต่ก็ไม่ควรประชุมบ่อยและถี่มากเกินไป เพื่อไม่ให้เสียเวลาในการทำงาน
เคล็ดลับ : ประชุมกลุ่มเล็ก เน้นเฉพาะผู้เกี่ยวข้อง
4. กำหนดวาระการประชุมที่ชัดเจน เจฟฟ์ เบโซส
เจฟฟ์ เบโซส เริ่มต้นการประชุมแต่ละครั้งด้วยวาระการประชุมที่ชัดเจน วาระการประชุมจะช่วยเน้นย้ำและทำให้ทุกคนทราบวัตถุประสงค์และวิธีการเตรียมตัว โดยจะแจกจ่ายวาระการประชุมโดยละเอียดก่อนการประชุมทุกครั้ง การปฏิบัติเช่นนี้ช่วยให้ทุกคนมาถึงด้วยความพร้อมและมีสมาธิ
เคล็ดลับ: แบ่งปันวาระการประชุมล่วงหน้าเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถทบทวนและเตรียมตัวได้
6 เทคนิคการประชุมให้มีประสิทธิภาพ
การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ ต้องเสียเวลาการทำงานโดยใช่เหตุ ปัญหานี้สามารถแก้ได้เพียงทำตามข้อแนะนำ 4 ข้อนี้
1. กำหนดวัตถุประสงค์และวาระการประชุมที่ชัดเจน เพื่อกำหนดขอบเขตของเนื้อหาการประชุม และกำหนดเวลาแต่ละหัวข้อการประชุมว่าควรใช้เวลาในการคุยกันเท่าไหร่ เพื่อบริหารจัดการเวลาประชุมให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด
2. จำกัดจำนวนคน ควรเน้นเฉพาะผู้เกี่ยวข้องกับหัวข้อประชุมจริงๆ เพราะถ้าจำนวนคนมากเกินไป นอกจากจะทำให้ควบคุมการประชุมได้ยาก และถ้าให้คนที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าประชุมด้วยก็จะเป็นการเสียเวลาทำงาน
3. กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น การพูดแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประเด็นที่ประชุมแม้จะมีความเห็นต่างเป็นสิ่งสำคัญ เพราะจะช่วยให้เห็นภาพรวมของประเด็น สามารถชั่งน้ำหนักข้อดีข้อเสียและตัดสินใจได้ถูกต้อง
4. มีผู้นำการประชุมและตัดสินใจ ในทุกการประชุมต้องมีคนที่มีหน้าที่ตัดสินใจในเรื่องที่ประชุมกัน ไม่ใช่คุยกันไปเรื่อย สุดท้ายก็ไม่มีข้อสรุป เท่ากับว่าเป็นการประชุมที่สูญเปล่า เสียเวลาอันมีค่าเป็นอย่างยิ่ง ดังนั้น ทุกการประชุมจะต้องมีบุคคลหนึ่งที่ต้องทำหน้าที่ในการตัดสินใจ และสามารถฟังธงได้ในหัวข้อที่ประชุมกันทุกครั้ง
5. ติดตามผล ทำตามแผนของที่ประชุม การประชุมทุกครั้งมักจะมีการแบ่งงาน หรือมอบหมายความรับผิดชอบให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องอยู่ เพื่อนำไปสู่การปฏิบัติ และนำเสนอในการประชุมครั้งต่อ ๆ ไป
6. ขอคำติชมและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
