เรื่อง : อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
apiwut@riverorchid.com
www.orchidslingshot.com
และแล้วก็ถึงเวลาที่ SME หลายๆ แห่งต้องขยายธุรกิจของตนเองออกไป แต่การขยายที่ดี ควรมีการจัดระเบียบภายในองค์กรให้มีระบบตามไปด้วย ซึ่งแน่นอนว่าหนึ่งในสิ่งที่ควรทำ คือ การจัดโครงสร้างขององค์กร
ต้องยอมรับอย่างหนึ่งว่า ในเบื้องต้นของการจัดตั้ง SME แต่ละแห่งนั้น ส่วนมากมักเริ่มจากเจ้าของไอเดียและเจ้าของเงินทุนก่อน แล้วจึงมีการจ้างคนเข้ามาช่วยงาน ซึ่งขอบเขตในการช่วยงาน ณ ตอนนั้น มักเป็นอะไรที่ค่อนข้างกว้าง ไม่มีความชัดเจน คนๆ หนึ่งทำแทบทุกอย่างในบริษัท แต่เมื่อมีการขยายตัวมากขึ้น การแบ่งงานก็เริ่มมีความชัดเจนขึ้น มีคนเป็นหัวหน้ารับผิดชอบงานแต่ละฝ่าย มีคนเป็นพนักงานปฏิบัติตามคำสั่งในแต่ละส่วน
เมื่อถึงเวลาที่ต้องจัดระบบให้กับองค์กรอย่างเป็นเรื่องเป็นราว ความคลุมเครือที่ยังมีเหลืออยู่ทั้งหมดต้องทำให้กระจ่าง การจัดระดับพนักงานเพื่อให้ง่ายต่อการบริหารจัดการและการเลื่อนตำแหน่งควรเกิดขึ้น ข้อดีของการจัดระดับพนักงานอย่างหนึ่งนอกจากจะช่วยในเรื่องของการเลื่อนตำแหน่งและการแบ่งระดับความสามารถของพนักงานแล้ว ยังช่วยในเรื่องของการจ่ายผลตอบแทนอย่างเหมาะสมได้อีกด้วย เพราะคนในระดับเดียวกัน ไม่ว่าจะอยู่ฝ่ายใดในองค์กร ค่าตอบแทนที่ได้รับควรอยู่ในระดับที่ใกล้เคียงกัน
แน่นอนว่า การจ่ายค่าตอบแทนตามระดับย่อมมีข้อยกเว้นอยู่หนึ่งอย่าง ในกรณีที่ตำแหน่งนั้น ๆ เป็นตำแหน่งที่หาคนมาทำได้ยากมาก หรือถึงขนาดต้องนำเข้าพนักงานต่างชาติมาทำงาน การจ่ายค่าตอบแทนอาจสูงตามไปด้วย แต่กรณีเหล่านี้โดยมากมักเกิดขึ้นกับองค์กรขนาดใหญ่มากกว่าองค์กรที่เป็น SME อย่างเราๆ
ถ้าพูดถึงการแบ่งระดับแล้ว ผมมีตัวอย่างแบบง่าย ๆ มาให้ดูสำหรับองค์กรที่กำลังคิดจะจัดระบบระเบียบให้แก่พนักงาน
โดยเริ่มต้นจากระดับ 1 เป็นระดับพนักงานปฏิบัติการ พนักงานในระดับนี้มักทำงานที่เป็นมาตรฐานทั่วไป พวกเขาทำงานภายใต้การดูแลอย่างใกล้ชิดของหัวหน้างานและมีอำนาจในการตัดสินใจน้อยมาก พูดตามความเป็นจริงแล้ว หากเป็นไปได้พนักงานทุกคน ควรต้องผ่านงานในระดับนี้ให้ได้อย่างน้อย 1-2 ปี เพื่อเป็นพื้นฐานในการทำงานต่อไปในอนาคต
ระดับถัดมา คือ ระดับ 2 หรือระดับผู้เชี่ยวชาญ คนที่ทำงานในระดับนี้เป็นคนที่ผ่านการทำงานในระดับ 1 มาแล้ว ชื่อตำแหน่งงานอาจเหมือนเดิมแต่เติมคำว่า ‘อาวุโส’ เข้าไป เช่น พนักงานขายอาวุโส พนักงานผลิตอาวุโส เป็นต้น คนที่อยู่ในระดับนี้ส่วนมากมีประสบการณ์ในงานมาแล้วระดับหนึ่ง ดังนั้นการควบคุมดูแลจึงไม่จำเป็นต้องทำอย่างใกล้ชิดมากนัก เพราะด้วยประสบการณ์ที่มีอยู่ทำให้คนกลุ่มนี้สามารถตัดสินใจได้ดีโดยอ้างอิงระบบ กฎเกณฑ์ และระเบียบข้อบังคับขององค์กร สำหรับการทำงานในระดับขั้นนี้ ควรจะทำอยู่ประมาณ 3-5 ปี ก่อนจะมีการเลื่อนตำแหน่งขึ้นไป
ระดับ 3 หรือระดับผู้จัดการ/หัวหน้างาน ทักษะที่จำเป็นอย่างหนึ่งสำหรับคนทำงานในระดับนี้คือทักษะเรื่องการบริหารคนและการวางแผน เหตุที่ต้องมีทักษะการบริหารคนเป็นเพราะพนักงานกลุ่มนี้จะมีผู้ใต้บังคับบัญชาที่ต้องดูแล นอกจากนั้นยังจำเป็นต้องทำงานและประสานงานกับหน่วยงานอื่นๆ ในองค์กรด้วย สำหรับอำนาจการตัดสินใจ ควรมีมากขึ้นตามความเหมาะสม
สำหรับทักษะการวางแผนนั้น ควรต้องทำความเข้าใจกันก่อนว่า ผู้จัดการ/หัวหน้างานไม่ได้ทำงานที่เป็นมาตรฐานทั่วไปเหมือนกับพนักงานในระดับ 1 และ 2 แต่พนักงานระดับนี้มักได้รับเพียงแค่เป้าหมายที่ต้องบรรลุ ส่วนขั้นตอนและวิธีการเป็นสิ่งที่ต้องคิดและวางแผนเพื่อจะไปให้ถึงเป้าหมายด้วยตนเอง สำหรับพนักงานที่ทำงานในระดับนี้ ควรทำให้ได้อย่างน้อยอีก 5-7 ปี ก่อนที่จะมีการปรับตำแหน่งที่สูงขึ้นอีกระดับ
ระดับ 4 หรือระดับผู้อำนวยการ คนที่อยู่ในตำแหน่งนี้จำเป็นต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับงานที่ตนเองดูแลอย่างชัดเจนทั้งในภาคปฏิบัติและภาคทฤษฎี และด้วยหน้าที่ความรับผิดชอบที่มีขอบเขตกว้างขึ้นการทำงานจึงควรเน้นไปที่เป้าหมายทั้งหมดของหน่วยงานหรือแผนกที่อยู่ภายใต้การควบคุมดูแลของตน ต้องเข้าใจความเชื่อโยงระหว่างเป้าหมายของหน่วยงานกับเป้าหมายใหญ่ขององค์กร ส่วนขอบเขตอำนาจการตัดสินใจก็ควรมีอย่างเต็มที่ภายใต้สิ่งที่ตนเองดูแล สำหรับทักษะที่สำคัญของงานในระดับนี้ ยังคงเป็นเรื่องเกี่ยวกับการบริหารคน แต่ต้องเข้มข้นกว่าพนักงานระดับ 3 การทำงานในตำแหน่งนี้ ควรทำให้ได้อย่างน้อยอีก 5-7 ปี ก่อนขยับไปในตำแหน่งที่สูงขึ้น
ระดับ 5 หรือระดับผู้ช่วยกรรมการผู้จัดการหรือรองประธาน เป็นระดับที่สูงเกือบสุดสำหรับคนทำงานประจำ ที่บอกว่าสูงเกือบสุดเป็นเพราะว่าสูงไปกว่านี้จะเป็นผู้บริหารระดับสูงที่มีอำนาจในการตัดสินใจเกี่ยวกับบริษัทได้อย่างเต็มที่ซึ่งโดยมากมักเป็นเจ้าของกิจการหรือลูกหลาน สำหรับระดับ 5 นี้ นอกจากจะเป็นพนักงานลูกหม้อขององค์กรที่ไต่เต้าขึ้นมาแล้ว บางองค์กรยังเปิดให้เป็นตำแหน่งงานสำหรับมือปืนรับจ้าง กล่าวคือ เป็นการทำสัญญาจ้างคนมาทำงานเป็นเทอมๆ ไป
สำหรับตำแหน่งนี้ หน้าที่ความรับผิดชอบเป็นเรื่องของการคิดและแจกจ่ายกลยุทธ์ให้กับฝ่าย/หน่วยงานต่างๆ ที่อยู่ภายใต้การดูแล พนักงานในระดับนี้ต้องสามารถกำหนดเป้าหมายทั้งระยะสั้นและระยะยาวได้อย่างชัดเจน มองสถานการณ์ต่างๆ ในมุมมองระดับองค์กร ไม่ใช่มองแค่งานที่ตนเองรับผิดชอบเท่านั้น การตัดสินใจจะมุ่งเน้นเพื่อให้สอดคล้องไปกับแนวทางที่ผู้บริหารระดับสูงวางไว้ ทักษะที่สำคัญนอกจากเรื่องการบริหารจัดการคนแล้ว ยังควรเน้นเรื่องการพัฒนาคนเพิ่มเติมด้วย
ระดับขั้นของพนักงานที่เขียนไว้นี้เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งที่อาจนำไปปรับใช้ตามความเหมาะสมกับองค์กรของคุณ สิ่งเดียวที่อยากฝากไว้คือ อย่าทำให้ลำดับขั้นของพนักงานมากเกินไป มิเช่นนั้น แทนที่จะทำให้การบริหารจัดการมีประสิทธิภาพ อาจทำให้เกิดความเยิ่นเย้อและซับซ้อนขึ้นโดยไม่จำเป็น
www.smethailandclub.com ศูนย์รวมข้อมูลเพื่อธุรกิจ SME (เอสเอ็มอี)
