Main Idea
5 ข้อดีเมื่อ SME ใช้วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ช่วยสร้างวัฒนธรรมองค์กร
- สามารถเชื่อมโยงพนักงานแม้ทำงานอยู่ไกลกัน
- ระดมสมองของคนในทีมอย่างมีประสิทธิภาพ
- สื่อสารกับลูกค้าโดยตรง
- ลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
- ส่งเสริม Work-Life Balance ของพนักงาน
วัฒนธรรมองค์กรมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งต่อความผูกพันและแรงจูงใจในการทำงานของพนักงาน และจะกลายเป็นภาพลักษณ์ที่ลูกค้ามองบริษัท ในหลายๆ ครั้ง วัฒนธรรมองค์กรเป็นปัจจัยสนับสนุนสำคัญที่จะพาธุรกิจไปสู่เป้าหมาย ขึ้นอยู่กับค่านิยมของผู้นำที่ส่งเสริมและสนับสนุนไปทั้งบริษัท
กุญแจสำคัญในการปลูกฝังวัฒนธรรมที่เข้มแข็งคือการสื่อสารที่ชัดเจน พนักงานทุกคนควรมีความเข้าใจค่านิยมขององค์กรและรู้สึกเชื่อมโยงกับคุณค่านั้นเป็นอย่างดีด้วย แต่เทรนด์ Remote Working หรือ การทำงานที่ไหนก็ได้ อาจกลายเป็นอุปสรรคที่ทำให้การสื่อสารกับคนทั้งองค์กรไม่ดีเท่าที่ควร และการปล่อยให้เป็นไปอย่างนั้นอาจทำให้วัฒนธรรมองค์กรอ่อนแอลง ลองใช้เทคโนโลยีมาช่วยทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันก็จะสามารถสร้างและรักษาคุณค่านั้นเอาไว้ได้
มาดูกันว่าการประชุมทางไกล (Video Conference) จะเป็นเครื่องมือช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรได้อย่างไรบ้าง
1. เชื่อมโยงพนักงานแม้ทำงานอยู่ไกลกัน
Remote Working เป็นเทรนด์ที่กำลังมาแรง จากสถิติของกระทรวงแรงงาน สหรัฐอเมริกา พบว่า ในปี 2017-2018 มีพนักงานทำงานจากที่บ้านถึง 25 เปอร์เซ็นต์ และ 98 เปอร์เซ็นต์ ของคนกลุ่มนี้ ก็ยังเลือกงานที่ทำที่ไหนก็ได้ แม้ว่าเขาจะเปลี่ยนงานก็ตาม
ในปีนี้การระบาดของโควิด-19 ทำให้คนจำนวนมากต้องทำงานจากที่บ้าน และแม้ว่าสถานการณ์จะดีขึ้นแล้วก็ตามแต่พนักงานจำนวนไม่น้อยก็ยังทำงานโดยไม่ต้องเข้าออฟฟิศต่อเนื่องไปอีก จากผลสำรวจของสถาบันเพื่อการพัฒนาประสิทธิภาพขององค์กร (The Institute for Corporate Productivity) พบว่า พนักงานกว่า 53.9 เปอร์เซ็นต์ มีแนวโน้มว่าจะได้ทำงานที่ไหนก็ได้แบบถาวร
แม้ว่าการทำงานที่ไหนก็ได้จะได้รับความนิยมากขึ้น แต่ก็มีข้อเสียอยู่เหมือนกัน หนึ่งในความท้าทายอย่างยิ่งคือ “ความเหงา” ซึ่งการเชื่อมโยงคนทำงานผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์สามารถช่วยลดระยะห่างระหว่างคนในทีม ช่วยให้พวกเขาสื่อสารกันได้ง่ายขึ้น รวมไปถึงพูดคุยเกี่ยวกับงานและเป้าหมายที่ต้องไปให้ถึงด้วย
2. ระดมสมองของคนในทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ในการทำงานทุกคนในทีมคงต้องการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น แต่การแชร์ไอเดียและถกเถียงกันผ่านอีเมล์หรือโทรศัพท์คงเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะเมื่อกำลังพูดถึงภาพ สไลด์หรืองานออกแบบกราฟิก ผู้ตอบแบบสอบถาม 20 เปอร์เซ็นต์ บอกว่าการทำงานคนละที่เป็นอุปสรรคของการทำงานร่วมกัน ดังนั้น การประชุมทางวิดีโอจะช่วยให้สามารถแชร์หน้าจอให้ทุกคนเห็นและเข้าใจตรงกัน เพิ่มประสิทธิภาพในการอภิปรายและตัดสินใจของคนในทีมได้
3. สื่อสารกับลูกค้าได้โดยตรง
ส่วนการสื่อสารกับลูกค้า บทสนทนาของลูกค้ากับผู้ขายควรเป็นไปอย่างราบรื่นนำไปสู่ความสัมพันธ์เชิงบวก ซึ่งหากมีอุปสรรคอย่างการเข้าใจผิดหรือติดต่อได้ยากก็อาจไม่เกิดผลดีต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจแน่
การประชุมทางวีดีโอจะช่วยให้สื่อสารกับลูกค้าได้อย่างชัดเจน ทีมงานสามารถแบ่งปันข้อมูลสำคัญ เช่น สไลด์ ภาพ กราฟ หรือข้อมูลอื่นๆ ผ่านการแชร์หน้าจอ นอกจากนี้ยังสามารถเชิญผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดเข้าร่วมการสนทนาได้อย่างง่ายดายไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด ทำให้ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นด้วย
4. ลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
การเดินทางเพื่อไปติดต่อธุรกิจมักมีค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ค่าอาหาร รวมไปถึงต้องใช้เวลาหลายชั่วโมง ไม่ว่าจะเป็น การเข้าแถวเช็กอินที่สนามบิน เช่ารถ รวมถึงหาเส้นทางไปโรงแรม การติดต่อผ่านวิดีโอช่วยให้สามารถจัดการประชุมที่สำคัญโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเดินทาง นอกจากนี้ยังช่วยลดกรณีคนที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมเพราะไม่สามารถเดินทางได้
ไม่ใช่แค่เพียงการติดต่อธุรกิจไกลๆ เท่านั้น แม้แต่การเดินทางไปออฟฟิศในแต่ละวันของพนักงานก็ต้องเสียค่าเดินทางแล้ว จากกสารสำรวจของ Robert Half พบว่า 1 ใน 4 ของพนักงานลาออกด้วยเหตุผลด้านการเดินทาง และ 21 เปอร์เซ็นต์ ของผู้ตอบแบบสำรวจของ Buffet บอกว่า การไม่ต้องเดินทางไปออฟฟิศคือประโยชน์สูงสุดของการทำงานแบบ Remote Work
จะเห็นได้ว่าการประชุมผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ช่วยให้องค์กรสามารถสร้างขวัญและกำลังใจในการทำงาน รวมไปถึงลดการเดินทางที่ไม่จำเป็นโดยไม่ต้องลดประสิทธิภาพการทำงานลงเลย
5. ส่งเสริมการสร้างสมดุลในชีวิตการทำงาน
การรักษาสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้พนักงานพึงพอใจในงานของตัวเอง ซึ่งความสมดุลของแต่ละคนจะแตกต่างกันสำหรับพนักงานแต่ละคน ขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาจัดลำดับความสำคัญในการใช้ชีวิตอย่างไร
การทำงานระยะไกลกลายเป็นเครื่องมือช่วยส่งเสริม Work-life balance ได้ ไม่ว่าพนักงานแต่ละคนจะมีลักษณะอย่างไรก็ตาม การอนุญาตให้พวกเขาทำงานที่บ้านหรือบนท้องถนนในขณะที่พวกเขาเดินทางไปหาคนรักหรือไปในสถานที่ใหม่ๆ พวกเขาก็ยังสามารถรักษาประสิทธิภาพในการทำงานระหว่างวันและทำสิ่งที่ชอบไปได้พร้อมกัน
วัฒนธรรมองค์กรมีความสำคัญต่อความสำเร็จทางธุรกิจ ความสุขและประสิทธิภาพทางการทำงานของพนักงาน ไปจนถึงการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า จะเห็นได้ว่าการประชุมผ่านทางวิดีโอคอนเฟอเรนซ์จึงเป็นเครื่องมือที่ทำให้ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันได้ และการเชื่อมโยงทุกคนไว้นำไปสู่การสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่งในที่สุด
เรียนรู้เพิ่มเติมและลองใช้วิดีโอคอนเฟอเรนซ์สำหรับธุรกิจ คลิกที่นี่
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
