Main Idea
 

• มาตรการชัตดาวน์สถานที่เสี่ยง และเพื่อไม่ให้พนักงานต้องเสี่ยงกับ COVID-19 ทำให้หลายธุรกิจนำมาตรการทำงานจากที่บ้าน หรือ Work From Home มาใช้เพื่อไม่ให้ธุรกิจสะดุด

 

• และนี่คือ แนวทางในการ Work from home สำหรับผู้ประกอบการ SME

     
     พลิกวิกฤติเป็นโอกาส เมื่อพิษจาก COVID-19 กำลังเล่นงานธุรกิจและทุกคน ทำให้หลายคนต้องทำงานที่บ้าน จึงถือเป็นโอกาสในการปฏิรูปองค์กรสู่ดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่น  และนี่คือ 10 เคล็ดลับการใช้เทคโนโลยีเพื่อ Work from home พาองค์กรฝ่าวิกฤติ COVID-19   ด้วย Future Trend Work Lifestyle 


     กฤษดา สาธุกิจชัย ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหาร บริษัท เนทติเซนท์ จำกัด (Netizen) ที่ปรึกษาการวางระบบซอฟต์แวร์การบริหารจัดการทางธุรกิจ (ERP) เปิดเผยว่า สถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 ในประเทศไทยเริ่มขยายออกไปกว้างขึ้น ส่งผลให้มีมาตรการ  "ชัตดาวน์สถานที่เสี่ยง"  ส่งผลให้องค์กรธุรกิจหลายภาคส่วนนำมาตรการทำงานจากที่บ้าน ( Work From Home) มาใช้เพื่อไม่ให้ธุรกิจสะดุดและสามารถดำเนินการต่อไปได้ในภาวะวิกฤต ดังนั้นผู้ประกอบการจึงควรเตรียมความพร้อมด้านเทคโนโลยีและ Business Process  ภายในองค์กร เพื่อรองรับการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานในครั้งนี้ ซึ่งไม่ได้เป็นเพียงการรับมือผลกระทบจากโควิด -19 เท่านั้น แต่ยังถือเป็นอีกหนึ่ง Future Trend Work Lifestyle และถือได้ว่าการปฏิรูประบบซอฟต์แวร์องค์กรในครั้งนี้ เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไปในตัว


     สำหรับแนวทางในการ Work from home สำหรับผู้ประกอบการ SME   10 ข้อ ประกอบด้วย


     1. ระบบโทรศัพท์ปรับจากระบบ Analog เป็นระบบ IP PBX (IP Phone) เราสามารถรับโทรศัพท์ที่โทรเข้า Office ได้ทุกที่ที่มี Internet เข้าถึง โดยที่ปลายทางไม่ทราบว่าผู้รับสายไม่ได้อยู่ Office  ซึ่งปัจจุบันก็มีบริการ IP PBX บน Cloud หรือเรียกว่า Cloud PBX สามารถวางระบบได้เร็วต้นทุนการลงทุนต่ำ และจ่ายตามการใช้งานจริงเป็นต้น  ตัวอย่าง IP PBX เช่น Sangoma, Panasonic ส่วน Cloud PBX  มี True ,  Cat Telecom และ 3BB Cloud เป็นต้น


     2. แพลตฟอร์มในการทำเอกสารออนไลน์ (Online Document Software)  ซึ่งมีให้เลือกใช้หลายแพลตฟอร์ม ทั้ง Google Suite (Doc, Sheet , Slide ) หรือ  Office365  ( Excel , Word , Power point )  ล้วนมีความสามารถให้ทุกคนสามารถทำงานอยู่บนเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกัน แม้จะอยู่ต่างสถานที่กัน ช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี





     3. กำหนดแพลตฟอร์มแชทออนไลน์ที่จะใช้ในองค์กรร่วมกัน อาจต้องศึกษาถึงคุณสมบัติที่แตกต่างกันไปสามารถเลือกตามความเหมาะสมและความคุ้นชินในการทำงานของพนักงานเป็นหลัก เช่น Hangouts ที่สามารถสร้างห้องเป็นทีมพร้อมเห็น Status ว่าทุกคนอยู่หน้าจอที่พร้อมจะ Chat หรือคุยงานกัน และข้อมูลต่างๆ จะไม่ถูกลบ  นอกจากนี้ยังมี Line, WhatApp และ Facebook Messenger เป็นต้น


     4. แพลตฟอร์มในการประชุมทางไกล (Video Conference) ปัจจุบันมีให้เลือกใช้บริการหลากหลาย เช่น Microsoft Teams, Hangouts, Webex และ Zoom  ในส่วนนี้หากองค์กรไหนใช้แพลตฟอร์มใดในการแชทออนไลน์อยู่แล้วก็แนะนำให้ใช้แพลตฟอร์มเดียวกันในการประชุมทางไกล เช่นหากใช้ Hangouts chat สำหรับแชทอยู่แล้วก็ให้ใช้ในการประชุมทางไกลควบคู่กันไป





     5. แพลตฟอร์มสำหรับใช้ในการแชร์ไฟล์งานในปัจจุบันมีหลากหลายค่าย อาทิเช่น One Drive, Google Drive , Dropbox , icloud , Origami E-doc  , zDoc  ซึ่ง Netizen เลือกใช้ Google Drive เป็นหลักให้กับทีมงานใช้ในระหว่างที่ทำงานร่วมกัน แต่เนื่องจากมีข้อจำกัดในการเก็บข้อมูลและเป็นการจัดการ File ภายในองค์กรจึงย้ายข้อมูลจาก Google Drive ไปสู่ Origami E-doc ในเอกสารที่ทำสำเร็จแล้ว เพราะสามารถจัดการข้อมูลตามแต่ละแผนกขององค์กร และยังสามารถเปิดสิทธิ์ในการเข้าถึงได้เป็นระบบ ระเบียบมากขึ้น


     6. ระบบบริหารโครงการ (Project management system) ปัจจุบันมีอยู่หลายระบบ เช่น Asana, Trello , Basecamp และ Origami CRM  เป็นตัวช่วยในการมอบหมายงาน วางแผนงาน และติดตามงานในแต่ละโครงการ ให้เป็นไปตามไทม์ไลน์ที่กำหนดไว้





     7. จัดเตรียมระบบบริหารทรัพยากรบุคคลผ่านคลาวด์ (HR Cloud system )  แทนการสแกนลายนิ้วมือหรือการตอกบัตรในที่ทำงาน สามารถให้พนักงานทำการลาแบบ Self service ได้เลย พร้อมระบบงาน HRM และ  HRD ซึ่งปัจจุบัน ตัวระบบมีต้นทุนในการลงทุนที่ไม่มากนัก เช่น SuccessFactors , Happywork , onedee , Origami เป็นต้น ภายใน Netizen เราได้ใช้ระบบ Face recognition และ Origami ในการบริหารจัดการภายในองค์กร


     8. ระบบ CCTV Cloud กล้องวงจรปิดในองค์กร ที่เก็บ Storage บน Cloud ได้ เพื่อใช้สำหรับตรวจสอบภายในออฟฟิศ กรณีต้องให้พนักงานทำงานที่บ้านทั้งหมด จะไม่มีคนเข้าทำงานที่บริษัทจำเป็นต้องตรวจสอบและจัดเตรียม CCTV ให้พร้อม





     9. ระบบอนุมัติการทำงานต่าง ๆ (Workflow Approval Process) เช่น การอนุมัติขั้นตอนการทำงานต่างๆโดยไม่ต้องเซ็นต์เอกสาร ปัจจุบันมีระบบที่นิยมใช้งานในองค์กร อาทิ เช่น One web, K2 และ Origami ซึ่งแต่ละแบบสามารถที่จะเชื่อมเข้ากับระบบ ERP ขององค์กรได้ง่ายขึ้น สามารถช่วยให้ลดขั้นตอนในการส่งเอกสารในการอนุมัติ และทำงานได้อย่างรวดเร็ว


     10. ปรับองค์กรเข้าสู่ระบบคลาวด์ ERP และ e-Tax Invoice ปัจจุบันหลายองค์กรยังไม่ได้ปรับระบบ ERP ขึ้นสู่ Cloud ซึ่งอาจจะมีความยากลำบากในการที่ดูแล Server ERP ในสถานการณ์การทำงานแบบ Work from home  หากองค์กรยังไม่ได้คิดที่จะปรับเปลี่ยนระบบ ERP สามารถนำ Software ERP ตัวเดิมไปฝากไว้ที่ Data Center แต่หากมีโครงการปรับเปลี่ยนระบบ ERP ก็อาจวางแผนเปลี่ยนเป็น  Real Cloud ERP เพราะมีการวาง Data Structure , Process , และ UX/UI ที่ใช้กับ Cloud โดยเฉพาะ  พร้อมทั้งการออกเอกสาร Tax Invoice ก็สามารถที่จะออกเป็น e-Tax Invoice  ในปัจจุบัน ERP ที่เป็น Real Cloud ERP  ประกอบด้วย  SAP Business ByDesign เวอร์ชั่น Netizen Arabica  และ Oracle ERP Cloud เป็นต้น


     นอกจากนี้องค์กรจำเป็นต้องสื่อสารกับ Supplier และลูกค้า เพื่อขอความร่วมมือในการส่งเอกสารต่าง ๆ เป็นแบบ Digital Document แทน เช่น PDF file , E-tax Invoice  พร้อมโอนเงินผ่านทางช่องทาง Online  เพื่องดใช้เมสเซนเจอร์วางบิลรับเช็ค ช่วยป้องกันการแพร่ระบาดของไวรัส พร้อมทั้งกระตุ้นให้การลดใช้กระดาษ (Paperless )มากขึ้น
 




www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจ Startup