เรื่อง : อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการบริหาร สลิงชอท กรุ๊ป
หากคิดจะไต่บันไดความก้าวหน้าในอาชีพการงาน หรือต้องการขยายธุรกิจให้เติบใหญ่ สิ่งหนึ่งที่ควรตระหนักไว้เสมอคือ “เก่งคนเดียว ไปไม่รอด”
ทีมงานที่สามารถสนับสนุนและช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่บางส่วนของคุณได้เป็นสิ่งจำเป็น เพราะตำแหน่งที่สูงขึ้น หรือธุรกิจที่ใหญ่ขึ้น ย่อมหมายถึงหน้าที่ความรับผิดชอบและปริมาณงานที่มากขึ้นด้วยเช่นกัน
ถ้าคุณยังคงเก็บหน้าที่ความรับผิดชอบและปริมาณงานไว้กับตัวโดยไม่ถ่ายโอนไปให้คนอื่นบ้าง สุดท้ายกลายเป็นคน “ยุ่งตลอดเวลา” ทำงานแบบ 7-11 คือ 7 วัน 24 ชั่วโมง!
แม้ดูเหมือนขยันและทุ่มเท แต่อันที่จริงเป็นอาการบ่งชี้ของคนที่ “บริหารจัดการไม่เป็น” ซึ่งส่งผลให้โอกาสเติบโตก้าวหน้าหรือขยายธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ เป็นไปได้ยากมาก
การมอบหมายกระจายงาน ไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่น่าแปลกใจที่หัวหน้าหลายคนทำเรื่องนี้ได้ไม่ค่อยดีนัก
จากการที่มีโอกาสได้ทำงานกับหัวหน้าหลายๆ ท่านในองค์กรต่างๆ พบว่า ปัญหาหลักๆ ที่ทำให้การกระจายงานไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ คือ…
ดีแต่พูด แต่ไม่ได้ทำอย่างจริงจัง
หัวหน้าหลายคนทราบดีว่าหนึ่งในเทคนิคการบริหารจัดการที่ดี คือ การกระจายงาน (Delegation) แต่หัวหน้าน้อยคนที่ทำเรื่องนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้ เนื่องจากเหตุผลหลายๆ ประการ เช่น เกรงว่าลูกน้องจะทำงานได้ไม่ดีเท่า (จึงทำเอง) ใจร้อนอยากให้งานเสร็จเร็ว (ดังนั้น ทำเองดีกว่าเพราะถ้าให้ลูกน้องทำอาจเสร็จช้าไม่ทันใจ) หรือเกรงใจเห็นว่าลูกน้องงานเยอะไม่รู้จะพูดยังไงดี (จึงตัดสินใจลงมือทำเอง) เป็นต้น
กระจายแต่งาน ส่วนอำนาจเก็บไว้
หัวหน้าหลายคนโอนแต่งาน แต่ไม่ได้โอนอำนาจในการตัดสินใจให้ด้วย ซึ่งเป็นการขว้างงูไม่พ้นคอ เพราะสุดท้ายลูกน้องต้องกลับมาหาอีก เนื่องจากไม่สามารถตัดสินใจเองได้ งานที่กระจายออกไปจึงดูเหมือนไม่ลดลงเลย เพราะทุกอย่างกลับมาที่หัวหน้าเหมือนเดิม
ไม่กำหนดขอบเขตของอำนาจให้ชัดเจน
หัวหน้าบางคนกระจายทั้งงานและอำนาจ แต่ไม่ตกลงขอบเขตของการใช้อำนาจให้ชัดเจนว่า อะไรที่พนักงานตัดสินใจได้เองโดยไม่ต้องกลับมาถาม และอะไรที่พนักงานควรต้องกลับมา ปรึกษากัน ก่อนที่จะตัดสินใจ จึงทำให้เกิดปัญหา “ตัดสินใจเกินอำนาจ” หรือ “ไม่ตัดสินใจตามอำนาจที่มี” สุดท้ายเสียเวลาแก้ปัญหากันต่อไป
เปลี่ยนแปลงสิ่งที่พนักงานตัดสินใจไปแล้ว
แม้มอบหมายการตัดสินใจให้กับพนักงานอย่างชัดเจนแล้ว แต่บางครั้งการตัดสินใจบางเรื่องของพนักงาน อาจไม่ตรงกับความคาดหวังของหัวหน้า หัวหน้าจึงตัดสินใจ “แก้” สิ่งที่พนักงานตัดสินใจไปแล้ว หากนานๆ ทำที อาจไม่มีผลกระทบอะไรมากนัก แต่ถ้าทำบ่อยๆ มีผลทำให้พนักงานไม่อยากตัดสินใจอีกต่อไป เพราะรู้สึกว่า ถึงแม้ตนเองตัดสินใจ หัวหน้าก็แก้ไขอยู่ดี จึงทำให้การตัดสินใจย้อนกลับมาเป็นภาระของหัวหน้าอีกครั้ง อย่างช่วยไม่ได้!
ล้วงลูก
บางครั้งด้วยความเป็นห่วง หัวหน้าจึงติดตามงานที่มอบหมายไปอย่างใกล้ชิดจนเกินไป (Micro-Manage) ทำให้พนักงานขาดอิสระในการคิดและทำงานที่ได้รับมอบหมาย สุดท้ายพนักงานจึงตัดสินใจ “ปล่อย” งานนั้น เพราะหัวหน้าเข้ามายุ่งเกิน!
มอบหมายโดยไม่ใส่ใจความพร้อม
ในการทำงานให้ประสบความสำเร็จ ความเข้าใจของพนักงานเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังอย่างชัดเจน และการมีความรู้ความสามารถเพียงพอที่จะทำงานนั้นๆ ให้สำเร็จได้ เป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณา ปัญหาคือหัวหน้าหลายคนไม่ค่อยได้ใส่ใจในประเด็นนี้เท่าที่ควร มอบหมายงานโดยไม่ได้ดูว่าพนักงานมีทักษะที่จำเป็นในการทำงานนั้นๆ หรือไม่ รวมทั้งอาจไม่มีเวลาที่จะสอนหรืออธิบายรายละเอียดของสิ่งที่ต้องการและวิธีการทำที่ถูกต้อง ส่งผลให้งานออกมาไม่ตรงกับความคาดหวัง ต้องเสียเวลาปรับเปลี่ยนแก้ไขในภายหลัง แทนที่จะเร็วเลยกลายเป็นช้า!
สละหน้าที่และความรับผิดชอบทั้งหมดให้พนักงาน
ในอีกขั้วหนึ่ง หัวหน้าบางคนมอบหมายงานหลายอย่างให้พนักงาน โดยไม่สนใจในรายละเอียด และใส่ใจติดตามความคืบหน้าอีกต่อไป รวมทั้งไม่สนับสนุน ไม่ให้คำปรึกษา และไม่ร่วมรับผิดชอบในผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น ส่งผลให้พนักงานรู้สึกว่าเป็นการ “โยนงานให้” มากกว่าการ “มอบหมายงาน” ส่งผลให้การถ่ายโอนงานครั้งนี้ล้มเหลวโดยสิ้นเชิง
ไม่ช่วยแก้ปัญหาระหว่างทาง
ในการทำงาน ย่อมมีปัญหาและอุปสรรคเสมอ ทั้งส่วนที่คาดเดาได้และคาดเดาไม่ได้ ทั้งส่วนที่อยู่ภายใต้การควบคุมและนอกเหนือการควบคุม หัวหน้าบางคนเมื่อมอบหมายงานแล้ว ลืมที่จะกลับมาดูแลและสนับสนุนช่วยเหลือในการแก้ปัญหาหรืออุปสรรคระหว่างทางให้กับพนักงาน ทำให้งานที่มอบหมายคืบหน้าไปอย่างเชื่องช้า เพราะต้องฟันฝ่าขวาหนามต่างๆ ระหว่างทางด้วยตัวเอง
ไม่ได้รับคำชื่นชมและผลตอบแทนที่เหมาะสม - รางวัลทั้งที่เป็นเงินและไม่ใช่เงินเพื่อตอบแทนความทุ่มเท เป็นเสมือนน้ำมันหล่อลื่นที่ทำให้เครื่องยนต์ขับเคลื่อนไปได้อย่างราบรื่น บางครั้งหัวหน้าลืมนึกถึงเรื่องเล็กๆ น้อยๆ นี้ไป ทำให้คนทำงานรู้สึกท้อแท้และหมดกำลังใจที่จะทุ่มเทต่อไป
นี่เป็นเพียงตัวอย่างบางตอน ของความล้มเหลวในการถ่ายเทงาน ที่มักพบได้บ่อยๆ ในองค์กรทั่วๆ ไป
ทางแก้ไม่ยาก เพียงแต่ต้องทำอย่างสม่ำเสมอ
1. แยกความพยายามกับความสำเร็จออกจากกัน หากสำเร็จ จงฉลองร่วมกัน หากไม่สำเร็จ อย่าลืมชื่นชมความพยายาม เพื่อเป็นกำลังใจให้กับคนทำงาน
2. เชื่อมโยงงานที่ทำกับเป้าหมายและวิสัยทัศน์ขององค์กร เพื่อให้พนักงานเห็นคุณค่าของงานที่รับผิดชอบและสามารถเชื่อมต่อความสำเร็จจากภาพเล็กสู่ภาพใหญ่ได้อย่างชัดเจน
3. หากเป็นไปได้ ให้พนักงานมีส่วนในการวางแผนหรือกำหนดเป้าหมายร่วมกับผู้บริหาร เพื่อสร้างการมีส่วนร่วมและความรู้สึกเป็นเจ้าของ แต่หากเป็นไปไม่ได้ อย่างน้อยที่สุดควรให้พนักงานมีส่วนในการกำหนดวิธีการที่จะไปถึงเป้าหมายร่วมกัน
4. เชื่อมั่นว่าพนักงานจะตัดสินใจและทำในสิ่งที่ถูกต้อง แม้บางครั้งอาจไม่ตรงกับวิธีการของคุณก็ตาม ตราบเท่าที่บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ ก็น่าจะเพียงพอแล้ว อย่างที่ เติ้ง เสี่ยว ผิง ผู้นำในตำนานของประเทศจีน เคยกล่าวไว้ว่า “ไม่ว่าจะเป็นแมวสีอะไร ขอให้จับหนูได้ก็พอ” ฉันใดก็ฉันนั้น
5. เปิดโอกาสให้ผิดพลาดได้บ้าง เพื่อการเรียนรู้และเติบโต จริงอยู่แม้ความผิดพลาดอาจนำมาซึ่งความเสียหาย แต่หากระวังภัยไว้ล่วงหน้า และหาทางบริหารความสูญเสียให้อยู่ในวงจำกัด ต้นทุนของความเสียหายครั้งนี้ ถือเป็นเงินลงทุนอย่างดีในการพัฒนาคนให้กับองค์กร
6. ให้ข้อมูลป้อนกลับอย่างสม่ำเสมอในช่วงเวลาที่เหมาะสม ทั้งในส่วนที่ทำได้ดีและสิ่งที่ควรปรับปรุง จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการพัฒนาได้เป็นอย่างดี
7. ช่วยแก้ปัญหาและอุปสรรคระหว่างทาง รวมทั้งให้ความสนับสนุนเป็นระยะๆ ตามความเหมาะสม เพื่อเป็นขวัญและกำลังใจสำหรับคนทำงาน
หากทำได้ตามนี้ การมอบหมายถ่ายเทงาน จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกหลายเท่าตัว
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลเพื่อความสำเร็จของธุรกิจเอสเอ็มอี (SME)
