เรื่อง : อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการบริหาร สลิงชอท กรุ๊ป
เมื่อวันก่อนมีโอกาสไปเสวนาบนเวทีงานสัมมนา SME แห่งหนึ่ง พิธีกรตั้งประเด็นน่าสนใจว่า “คำถามอะไรที่หัวหน้าควรตอบ โดยไม่ต้องรอให้พนักงานถาม” ผมคิดแล้วคล้อยตาม พนักงานทุกคนมีปัญหาหลายอย่างอยู่ในหัว แต่ชีวิตจริงมีเพียงบางคนเท่านั้นที่กล้าถามแค่บางคำถาม เพราะส่วนใหญ่ กลัวโง่ กลัวซวย กลัวผิด กลัวโดนแซว กลัวถูกหาว่าอยากเด่น ฯลฯ เลยไม่ถาม ทั้งๆ ที่อยากรู้ ผมลองสมมุติตัวเองเป็นพนักงานดู พบว่ามีหลายคำถามที่อยากได้คำตอบ… แต่อาจไม่กล้าถาม
• องค์กรคาดหวังอะไรในตัวฉัน
หัวหน้าควรบอกความคาดหวังที่องค์กรต้องการจากพนักงานให้ชัดเจนตั้งแต่วันแรกๆ ที่พบกัน โดยบอกทั้งเป้าหมายในการทำงานและพฤติกรรมการวางตัว เช่น คาดหวังให้ทำงานเสร็จตามเวลาที่กำหนดและมาทำงานตรงเวลา เป็นต้น การระบุความคาดหวังให้เข้าใจตรงกันตั้งแต่ต้น ถือเป็นจุดเริ่มของความสำเร็จในการทำงาน หลักการนี้ใช้ได้ตั้งแต่คนงาน แม่บ้าน คนสวน คนรถ ไปจนถึงพนักงานหรือแม้แต่ผู้บริหาร
จุดตายที่น่าเป็นห่วงคือ การคิดว่า “โตๆ กันแล้ว ไม่ต้องให้บอก!”
• อำนาจหน้าที่ของฉันมีเท่าไร
หัวหน้าต้องอธิบายหน้าที่ความรับผิดชอบและอำนาจในการตัดสินใจให้ชัดเจน เพื่อให้การทำงานไม่กระจุกตัวอยู่ที่หัวหน้าเพียงคนเดียว บ่อยครั้งที่การมอบหมายงานระบุเพียงหน้าที่ที่ต้องทำ แต่ไม่ได้บอกถึงอำนาจในการตัดสินใจ ทำให้งานย้อนกลับมาหาหัวหน้าอยู่ร่ำไป อำนาจในการตัดสินใจแบ่งได้หลายระดับ เรียงจากน้อยไปหามาก ได้แก่ ทำเท่าที่บอก ทำเท่าที่ไม่ได้ห้าม ตัดสินใจเองแต่มาบอกก่อนลงมือทุกครั้ง ตัดสินใจเอง ลงมือทำ แล้วจึงมารายงานให้ทราบทุกครั้ง ตัดสินใจเอง ลงมือทำ แล้วจึงมารายงานเฉพาะเมื่อมีปัญหา ตัดสินใจเอง ลงมือทำและรับผิดชอบผลของการกระทำนั้น (โดยไม่ต้องรายงาน) เป็นต้น
เลือกให้เหมาะสมกับงานและความสามารถของคน
• ผลงานที่ผ่านมาของฉันเป็นอย่างไร
การได้รับข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) เกี่ยวกับผลงานของตนเองอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้พนักงานมีพัฒนาการที่เร็วขึ้น ดังนั้น หัวหน้าจึงมีหน้าที่ในการทบทวนผลการทำงานของลูกน้องเป็นประจำอย่างน้อยปีละ 2 ครั้ง แนวทางการพูดคุยควรเริ่มต้นจากการให้ผู้ใต้บังคับบัญชามีโอกาสได้ประเมินผลการทำงานของตนเอง ก่อนที่หัวหน้าจะให้ความเห็นจากมุมมองของตน
มองหาสิ่งที่ทำได้ดีและประเด็นที่ควรปรับปรุง ให้พอเหมาะและสมดุลกัน
• ฉันควรทำอย่างไรจึงจะมีผลงานในระดับที่ดีขึ้น
คำถามนี้ต่อยอดจากข้อก่อนหน้า เมื่อมีการประเมินผลแล้ว หัวหน้าจำเป็นต้องอธิบายเพิ่มเติมให้ชัดเจนด้วยว่าจากนี้ไปพนักงานควรปฏิบัติตัวอย่างไรจึงจะได้คะแนนผลงานดีขึ้นกว่าเดิม การบอกแนวทางในการพัฒนาให้ชัดเจน เป็นการช่วยปรับทัศนคติและมุมมองที่พนักงานมีต่อการประเมินผลให้ถูกต้อง และเป็นบวกมากขึ้น
หัวหน้าควรใช้การประเมินผลเป็นเครื่องมือในการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของลูกทีม มากกว่าเป็นการ “ตราหน้า” ว่า ใครทำงานดีหรือไม่ดี
• เงินเดือนที่ได้ขึ้นและโบนัสที่ได้รับ คำนวณมาอย่างไร
แม้เรื่องนี้จะละเอียดอ่อนและอธิบายให้เข้าใจและพอใจได้ยาก แต่หัวหน้าก็ควรมีข้อมูลเกี่ยวกับแนวทางคำนวณการขึ้นค่าจ้างประจำปีและการจ่ายโบนัสไว้บ้าง เพื่อจะได้สื่อสารให้พนักงานรับทราบ หัวใจสำคัญของการพูดคุยเรื่องนี้คืออย่าเปรียบเทียบกับผู้อื่น!
หากพนักงานอ้างว่าเพื่อนร่วมงานคนอื่นได้มากกว่า ให้ตอบนุ่มๆ แต่หนักแน่นว่า “วันนี้พี่จะคุยเฉพาะเรื่องของเธอ ยังไม่คุยเรื่องคนอื่น”
• ฉันมีโอกาสที่จะได้รับการพัฒนาอย่างไรบ้าง
การได้รับการพัฒนาเป็นรางวัลอย่างหนึ่งของชีวิตคนทำงาน แต่ละปีหัวหน้ากับลูกน้องควรมีโอกาสได้นั่งคุยกันถึงแผนการพัฒนาในช่วงเวลา 6-12 เดือนข้างหน้า โดยกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน เป็นรูปธรรมและวัดผลได้ หัวใจสำคัญคือ อย่ายึดติดกับการอบรมเพียงอย่างเดียว แต่ให้ใช้ส่วนผสมของสูตรสำเร็จในการพัฒนาคน 10-20-70 เป็นแนวทาง โดย 10 เปอร์เซ็นต์ เป็นการเรียนรู้ในห้องเรียน (การอบรมสัมมนา) 20 เปอร์เซ็นต์ เป็นการเรียนรู้ผ่านการแลกเปลี่ยนมุมมองกับผู้อื่น (การโค้ช การสอนผู้อื่น) ส่วน 70 เปอร์เซ็นต์ สุดท้ายเป็นการเรียนรู้ด้วยการฝึกฝนและลงมือทำ (การหมุนเวียนงาน การรักษาการแทนหัวหน้า)
• ฉันควรต้องทำอย่างไรจึงได้เลื่อนตำแหน่ง
ความก้าวหน้าเป็นน้ำมันหล่อลื่นสำหรับชีวิตคนทำงานให้ขับเคลื่อนไปได้อย่างไม่สะดุด แต่ในความเป็นจริง องค์กรทุกแห่งต่างมีข้อจำกัดในเรื่องจำนวนตำแหน่ง จึงไม่สามารถให้พนักงานทุกคนปรับระดับโดยไม่มีจุดสิ้นสุดได้ แต่การมีโอกาสนั่งคุยกันเรื่องความก้าวหน้าบ้างเป็นระยะๆ แม้จะยังไม่สามารถปรับเลื่อนได้ทันที ก็เป็นการแสดงให้เห็นถึงความใส่ใจดูแลที่ผู้บังคับบัญชามีต่อพนักงานชั้นผู้น้อย
บางครั้งการเลื่อนตำแหน่งในแนวตั้ง (การปรับระดับให้สูงขึ้น เช่น จากพนักงานไปเป็นผู้จัดการ) อาจทำได้ยากเนื่องจากข้อจำกัดหลายอย่าง ดังนั้น การขยายงานในแนวนอน (การให้รับผิดชอบงานแนวกว้างมากขึ้น) ก็เป็นหนทางที่จะช่วยผลักดันคุณค่าของงานให้เพิ่มขึ้น ถึงแม้จะเลื่อนตำแหน่งไม่ได้ในทันทีก็ตาม
• ฉันควรทำอย่างไรจึงจะได้เงินเดือนเพิ่มขึ้น
หัวหน้าต้องอธิบายให้ลูกน้องเข้าใจว่าเงินเดือนคือค่าตอบแทนในการทำงาน ดังนั้น เงินจะแปรผันโดยตรงตามความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้นและงานที่ยากขึ้น พนักงานมีหน้าที่ศึกษาเรียนรู้และฝึกปรือฝีมือให้ก้าวหน้าพร้อมรับกับงานท้าทายใหม่ๆ ที่จะมีเข้ามา ในขณะที่หัวหน้ามีหน้าที่มอบหมายงานที่ท้าทายและมีโอกาสได้แสดงฝีมือ หากต่างฝ่ายต่างทำหน้าที่ของตน การได้เงินเดือนเพิ่มขึ้นก็ไม่ใช่เรื่องยาก
ในชีวิตของการเป็นลูกจ้าง…จำไว้ว่า “ผลงานมี เงินก็มา!”
คำถามต่างๆ เหล่านี้ วนเวียนอยู่ในใจพนักงานหลายคน หัวหน้าที่ฉลาด ต้องเตรียมการไว้ล่วงหน้า หาจังหวะที่จะสื่อสารและอธิบาย โดยไม่ต้องรอให้ถาม
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลเพื่อความสำเร็จของธุรกิจเอสเอ็มอี (SME)
