เรื่อง : อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการบริหาร สลิงชอท กรุ๊ป
เคยไหมเวลาประชุมแล้วอยากให้ทีมช่วยกันหาไอเดียใหม่ๆ นั่งแช่กันหลายชั่วโมง แต่สิ่งที่ได้คือความคิดวกวน ความสับสนและว่างเปล่า หากเป็นเช่นนี้ หัวหน้าในฐานะประธานของที่ประชุมคงกลุ้มใจไม่น้อย
ในฐานะที่ปรึกษาให้กับองค์กรหลายแห่ง คำถามหนึ่งที่มักได้ยินบ่อยคือ “ทำอย่างไรให้พนักงานกล้าคิดและแสดงความคิดเห็นมากขึ้นในที่ประชุม”
เมื่อ 2 วันก่อนมีโอกาสอ่านบทความเรื่อง What to do if your team is in a rut? แปลเป็นไทยให้ได้ใจความ ก็น่าจะประมาณ “ทำอย่างไรเมื่อทีมติดหล่ม” ของ Rebecca M. Knight ที่ปรึกษาด้านการบริหารจัดการที่มีงานเขียนใน Harvard Business Review และ Knowledge@Wharton หลายฉบับ
เธอให้คำแนะนำที่น่าสนใจไว้ 7 วิธี เพื่อช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมและกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ของพนักงาน ลองมาดูกัน …
1. วินิจฉัยและแก้ไขปัญหาที่เห็นได้อย่างชัดเจน (Diagnose and fix any obvious problem)
เทคนิคการแก้ปัญหาที่ใช้กันแพร่หลาย อย่างเช่น 5 Why (การถามว่า ทำไม หรือ เพราะเหตุใด ซ้ำๆ อย่างน้อย 5 ครั้ง) ผังก้างปลา (การวิเคราะห์ปัญหาและสาเหตุของปัญหา) หรือ กราฟพาเรโต (กฎ 80/20) แม้จะมีข้อดีคือ กระตุ้นให้เกิดการค้นหาปัญหาที่ต้นเหตุ แต่อาจใช้ไม่ได้ผลกับพนักงานบางกลุ่ม โดยเฉพาะพวกที่ยังไม่ได้ถูกฝึกให้คิดมากนัก
วิธีการข้างต้นดูเหมือนง่ายสำหรับผู้คุ้นเคย แต่อาจกลายเป็นเรื่องยากและซับซ้อนสำหรับมือใหม่ ดังนั้น ควรเริ่มต้นจากการพูดคุยถึงปัญหาง่ายๆ ที่เห็นได้ชัดเจนก่อน เช่น จำนวนครั้งที่ลูกค้าร้องเรียน จำนวนพนักงานที่ลาออกในช่วง 6 เดือนที่ผ่านมา หรือจำนวนของเสียในกระบวนการผลิต เป็นต้น
แม้การพูดคุยแบบนี้อาจจะยังไม่ได้เจาะลึกถึงปัญหาที่แท้จริงมากเท่าใดนัก แต่การมีส่วนร่วมจะเกิดขึ้นได้ง่ายกว่าหากเริ่มต้นจากปริมาณก่อนแล้วจึงค่อยปรับคุณภาพในภายหลัง
2. กำหนดจุดสนใจให้กับทีม (Focus your team’s attention)
ในการประชุมเพื่อหาไอเดียใหม่ๆ อย่าปล่อยให้ความคิดฟุ้งซ่านและล่องลอยมากจนเกินไป จริงอยู่ไอเดียสร้างสรรค์เกิดขึ้นจากการไม่จำกัดความคิด แต่การมีจุดโฟกัสที่ชัดเจนก็เป็นสิ่งจำเป็นในการขับเคลื่อนการประชุมให้มีประสิทธิภาพ
เทคนิคการประชุมง่ายๆ อย่าง “การคิดแบบหมวก 6 ใบ” (6 Thinking Hats ของ Edward de Bono) เป็นแนวทางหนึ่งในการช่วยให้มีโฟกัสมากขึ้น โดยหมวกแต่ละใบเป็นตัวแทนในการคิดแต่ละเรื่อง เช่น อาจเริ่มต้นให้ทุกคนในทีมคิดแบบหมวกสีขาวก่อน คือ พูดคุยแต่เฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลและตัวเลข โดยยังไม่ต้องแสดงความรู้สึกหรือความคิดเห็นใดๆ จากนั้นจึงเปลี่ยนเป็นหมวกสีดำ ซึ่งเป็นการพูดคุยถึงข้อเสีย ปัญหาและอุปสรรคที่มี โดยยังไม่ต้องคุยถึงข้อดีหรือทางเลือกอื่นๆ เป็นต้น
การประชุมแบบนี้ช่วยให้สามารถควบคุมประเด็นได้เป็นอย่างดี มีการคิดอย่างเป็นระบบ รวมทั้งมีข้อสรุปและแนวทางในการทำงานที่ชัดเจนมากขึ้น
3. นำเสนอมุมมองที่แตกต่าง (Bring in different points of view)
คนที่ทำงานด้วยกันในองค์กรเดียวกันมักมีมุมมองคล้ายกัน เพราะอ่านเอกสารชิ้นเดียวกัน ฟังข้อมูลข่าวสารจากแหล่งเดียวกัน รับประทานข้าวกลางวันกับเพื่อนคนเดียวกัน อบรมห้องเดียวกัน จากอาจารย์คนเดียวกัน ฯลฯ
ความคิดใหม่ๆ เกิดขึ้นได้ยากในสังคมและสภาพแวดล้อมแบบนี้ ดังนั้น ควรเปิดโอกาสให้สมาชิกในทีม มีโอกาสได้พบกับมุมมองใหม่ๆ ที่แตกต่างจากเดิมบ้าง เช่น การไปอบรมสัมมนาภายนอกองค์กร การเข้าสมาคมหรือชมรมของอุตสาหกรรมอื่นที่ไม่เกี่ยวกับธุรกิจขององค์กร การเชิญวิทยากรหรือผู้ที่ประสบความสำเร็จจากธุรกิจอื่นมาแลกเปลี่ยนมุมมอง เป็นต้น
ความคิดและประสบการณ์ที่แตกต่างเหล่านี้ จะช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ได้เป็นอย่างดี
4. ยกตัวอย่างความสำเร็จที่ใกล้ตัว (Share relatable examples of success)
ความสำเร็จในเรื่องความคิดสร้างสรรค์ของนักคิดอมตะอย่าง อัลเบิร์ต ไอน์สไตน์ หรือนักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จอย่าง สตีฟ จอบส์ (ผู้ก่อตั้ง Apple) มาร์ก ซัคเคอร์เบิร์ก (ผู้คิดค้น Facebook) ริชาร์ด แบรนสัน (เจ้าของธุรกิจ Virgin) แม้เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนและน่าชื่นชม แต่ดูไกลตัวคนธรรมดาๆ อย่างพวกเรามากเกินไป
ตัวอย่างง่ายๆ ที่อยู่ใกล้ๆ ตัว อย่างเช่น ความคิดริเริ่มของเพื่อนพนักงานด้วยกัน แม่บ้านที่ทำความสะอาดห้องน้ำ พนักงานรักษาความปลอดภัยที่ป้อมยามหน้าบริษัท หรือคนสวนขององค์กร เป็นต้น แม้เป็นตัวอย่างที่ไม่วิลิศมาหรามากนัก แต่สัมผัสจับต้องได้จริง ซึ่งจะช่วยให้พนักงานไม่คิดว่าการมีความคิดสร้างสรรค์ เป็นเรื่อง “ไกลเกินฝัน” อีกต่อไป
5. พิชิตความกลัวการล้มเหลวของทีม (Conquer your team’s fear of failure)
หนึ่งในเหตุผลที่ทำให้การประชุมเพื่อระดมสมอง ไม่ค่อยได้ผลมากนัก เพราะพนักงานส่วนใหญ่กลัวว่าไอเดียที่เสนอไปจะไม่ดีพอ ส่งผลให้ไม่กล้าเสนอความคิดนั้นๆ ออกไป จึงทำให้นวัตกรรมหลายๆ อย่างถูกซุกเงียบไว้ภายในตัวบุคคลเท่านั้น
ผู้นำที่ดีต้องสร้างบรรยากาศให้ทีมงานรู้สึกว่า “การกล้าเสนอไอเดีย” กับ “ไอเดียนั้นนำไปใช้ได้จริงหรือไม่” เป็นคนละเรื่องกัน
คนที่กล้าแสดงความคิดเห็น แม้ว่าจะยังไม่สามารถนำไปปฏิบัติได้ ก็ควรได้รับการยกย่องชื่นชมในเบื้องต้น เพราะหากไอเดียที่เสนอทุกครั้งต้องนำไปใช้ได้จริงเท่านั้น เชื่อไหมว่าจะไม่มีใครกล้าเสนอไอเดียอะไรเลย!
6. สร้างเส้นทางที่เปลี่ยนฝันให้เป็นความจริง (Create avenues for ideas to have an impact)
ความคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ จะมีความหมายก็ต่อเมื่อถูกนำไปปฏิบัติ คนจะรู้สึกเบื่อและไม่อยากแสดงความคิดเห็นอีกต่อไป หากไอเดียที่ได้มานั้น ไม่นานก็เงียบหาย ไม่มีอะไรเกิดขึ้น
ผู้นำมีหน้าที่ผลักดันและสนับสนุนให้ความคิดดีๆ ได้รับการนำไปใช้ให้เป็นรูปธรรม หากทำได้เช่นนี้อย่างสม่ำเสมอ ความคิดริเริ่ิมสร้างสรรค์ก็จะค่อยๆ เบ่งบานขึ้นในองค์กร เพราะพนักงานทุกคนประจักษ์แล้วว่า “หัวหน้าเอาจริง!”
7. หลีกเลี่ยงคำว่า “นวัตกรรม” (Avoid using the word “Innovation”)
คำนี้ฟังดูยิ่งใหญ่แต่ห่างไกลสำหรับพนักงาน ดังนั้น แทนที่จะพูดว่า “พวกเราทุกคนมีส่วนอย่างยิ่งในการผลักดันให้บริษัทของเราเป็นองค์กรแห่งนวัตกรรม” แม้ฟังแล้วจะดูหรูหราในสายตาผู้บริหาร แต่สำหรับพนักงานคงฟัง “เลี่ยนๆ” ยังไงไม่รู้
เปลี่ยนใหม่เป็นว่า “พวกเราทุกคนมีส่วนอย่างยิ่งในการสร้างบริษัทให้เป็นองค์กรที่น่าอยู่” อาจฟังดูธรรมดามาก แต่รับรองว่า “เลี่ยน” น้อยกว่าแน่ๆ
อ่านจบแล้ว รู้สึกยังไงครับ
ผมว่า 7 ข้อที่ คุณ Rebecca แนะนำ น่าจะสรุปได้ 3 อย่างคือ หนึ่งเริ่มต้นเล็กๆ สองทำให้รู้สึกว่าง่ายๆ และสามใช้ความสำเร็จสร้างความสำเร็จต่อไป
ลองดู …ไม่ยาก…เชื่อผม!
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลเพื่อความสำเร็จของธุรกิจเอสเอ็มอี (SME)
