ผู้ประกอบการมักคิดถึงเรื่องทำธุรกิจให้ประสบความสำเร็จจากการขาย ทำการตลาด และสร้างชื่อเสียง โดยลืมมองย้อนกลับมาที่รากฐานอันสำคัญที่ชื่อว่า “การเงิน” และด้วยการบริหารจัดการการเงินที่ผิดพลาดก็กลายเป็นเหตุผลหลักที่ทำให้ธุรกิจส่วนใหญ่ต้องล้มพับลง
แล้วความผิดพลาดการเงินแบบไหนกันละที่ผู้ประกอบการมักมองข้ามไป และเราสามารถเตรียมความพร้อมในการรับมือให้เหมาะสมได้อย่างไร ลองมาเรียนรู้จากความผิดพลาดก่อนก้าวเท้าลงสู่กับดักทางการเงินเหล่านี้ดู
1. ไม่บันทึกข้อมูลลงในบัญชี
การทำบัญชีอาจไม่ใช่เรื่องน่าสนุกหรือน่าตื่นเต้น หากแต่เป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการควรให้ความสำคัญ เช่นเดียวกันถ้าเราไม่ทำการตลาดให้ดี ก็จะขายสินค้าได้ยาก โดยผู้ประกอบการควรมีความรู้การบัญชีขั้นพื้นฐาน การตรวจสอบบัญชีรายรับ-รายจ่าย เงินหมุนเวียนทางธุรกิจ งบบัตรเครดิต การติดตามใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ และการจ่ายภาษี ทั้งหมดนี้เป็นสิ่งที่เราต้องมีความรู้ติดตัวเอาไว้ และพยายามสรุปบัญชีทุก 1 สัปดาห์
2. เพิ่มค่าใช้จ่ายให้กับองค์กรโดยไม่จำเป็น
ในชีวิตส่วนตัว หากเราทำงานมีเงินเดือนประจำ สัปดาห์ไหนหรือเดือนไหนเราอาจไปรับประทานข้าวร้านหรูๆ ซื้อเสื้อผ้าใหม่ๆ สักชุด หรือลงทุนซื้อเครื่องเสียงอย่างดีมาใช้ดูหนังเพื่อคลายเครียดได้แบบไม่ต้องกังวลอะไรมาก แต่เมื่อเป็นการทำธุรกิจ การเพิ่มต้นทุนให้กับองค์กร เช่น ออฟฟิศขนาดใหญ่ อุปกรณ์ชั้นเลิศแบบใหม่แกะกล่องยกเซ็ต โต๊ะและเก้าอี้แบรนด์เนมชั้นเลิศ ทั้งหมดนี้เป็นการลงทุนที่สิ้นเปลืองเกินความจำเป็น ดังนั้น ควรวิเคราะห์ให้ดีว่า สิ่งของแต่ละชิ้น จำเป็นต้องซื้อหรือไม่ หากเป็นอุปกรณ์ที่เกี่ยวกับการผลิตก็อาจมองถึงเรื่องความคุ้มค่าและคุ้มทุน
3. ไม่ได้คำนึงถึงต้นทุนแฝง
บางครั้งพอเราเริ่มต้นทำบัญชี เราก็จะมองแต่ตัวเลขในกระดาษ โดยลืมคิดไปว่า การทำธุรกิจ มีเรื่องของต้นทุนแฝงอยู่ด้วย ไม่ว่าจะเป็น อัตราการเข้า-ออกของพนักงาน ภาษีเงินเดือน (Payroll Tax) ค่าใบอนุญาตต่างๆ ค่าธรรมเนียมบัตรเดบิต หรือบัตรเครดิต ค่าธรรมเนียมเมื่อชำระเงินล่าช้า ค่าเสื่อมราคาเครื่องจักร ค่าบริการจ้างงานจากภายนอก เช่น ค่าที่ปรึกษาธุรกิจ ค่าทนาย และพนักงานทำความสะอาด และอื่นๆ อีกมากมาย ที่เราคิดไปไม่ถึง ทั้งหมดนี้คือ ต้นทุนแฝง หากไม่วางแผนบริหารจัดการให้ดี เงินที่เคยคิดว่าจะได้กำไรจากการทำธุรกิจ อาจต้องนำไปจ่ายให้กับต้นทุนแฝงจนหมดก็ได้
4. พลาดการเรียนรู้ซอฟต์แวร์ด้านบัญชี
ซอฟต์แวร์ด้านบัญชี ได้กลายเป็นตัวช่วยชั้นยอดสำหรับนักธุรกิจมือใหม่หลายต่อหลายราย ซึ่งสามารถจัดการเรื่องคำนวณงบประมาณ เงินเดือน รวมถึงเรื่องของภาษีได้อย่างแม่นยำ แต่น่าเสียดายที่ผู้ประกอบการหลายๆ คนยังไม่สามารถแบ่งเวลามาเรียนรู้ซอฟต์แวร์เหล่านี้
5. จำแนกพนักงานผิดประเภท
คุณทราบความแตกต่างระหว่าง ผู้รับจ้าง กับพนักงาน หรือไม่? ถ้าไม่ แปลว่า คุณอาจจะกำลังเสียเงินจ้างพนักงานเต็มเวลาโดยไม่จำเป็นด้วยซ้ำไป ผู้รับจ้าง ให้พูดตรงๆ ก็เหมือนกับฟรีแลนซ์ หรือผู้รับเหมา ซึ่งรับงานของเราไปทำโดยอิสระและบริหารเวลาด้วยตัวเอง ดังนั้น เราจึงไม่ต้องกังวลเรื่องภาษีและสวัสดิการของเขาสักเท่าไหร่ ส่วนพนักงาน เรามีหน้าที่ดูแลเรื่องภาษีและสวัสดิการให้กับเขา เพราะเขาทำงานให้กับเราโดยตรง พยายามทำความเข้าใจความแตกต่าง ข้อดีข้อเสีย และรายจ่ายที่จะเกิดขึ้นกับพนักงานทั้ง 2 ประเภท เพื่อจ้างงานให้เหมาะสมต่อตำแหน่งในองค์กรของเรา
6. ไม่สำรองเงินไว้จ่ายภาษี
หากใครทำธุรกิจมานานปีแล้ว ยังไม่เคยเข้าไปข้องแวะกับกรมสรรพากร ต้องบอกว่า นี่คือการตัดสินใจที่ผิดพลาดที่สุดในชีวิตการทำธุรกิจของคุณ เพราะถ้าวันหนึ่งวันใด เราถูกตรวจสอบย้อนหลังขึ้นมาละก็ ธุรกิจที่ไปได้สวยแบบไม่เคยสะดุด อาจต้องถึงคราวติดขัดกันบ้างก็งานนี้แหละ ดังนั้น พยายามยื่นชำระภาษีให้ถูกต้องตามกฎหมายในแต่ละปีด้วย
7. นำสินทรัพย์ส่วนบุคคลและขององค์กรมาปนกัน
เคยมีผู้ประกอบการบางราย นำบัตรเครดิตขององค์กร ไปใช้ซื้อโทรทัศน์ส่วนตัว และใช้จ่ายรูดบัตรตอนไปพักร้อนกับครอบครัว และนำกลับมาใช้ยื่นภาษีในส่วนงบค่าใช้จ่ายของบริษัท สุดท้ายก็ต้องมาปวดหัวแก้ปัญหากันไป เพราะฉะนั้นพยายามแยกบัญชีส่วนบุคคลกับองค์กรออกจากกัน จะช่วยให้การทำบัญชีปราศจากความซับซ้อน
8. บริหารจัดการการขายผิดพลาด
การจะทำธุรกิจได้อย่างยั่งยืน ต้องมีรายได้และกำไร ซึ่งจะทำให้ธุรกิจสามารถเติบโตได้อย่างยั่งยืน แต่หลายธุรกิจก็พลาดเรื่องการบริหารจัดการในส่วนนี้ เช่น เล่นสงครามราคา ให้ใกล้เคียง เท่ากับ หรือต่ำกว่าคู่แข่งเพื่อให้ขายได้ ซึ่งในความเป็นจริง เราควรสร้างจุดเด่นให้กับสินค้า เพื่อให้สามารถขายได้ในราคาที่สูงขึ้น และมีกำไรเพิ่มขึ้น เพราะฉะนั้นอย่าขายสินค้า 1,000 ชิ้น เพื่อให้ได้กำไร 10,000 บาท แต่ต้องหาวิธีขายสินค้า 100 ชิ้น เพื่อสร้างกำไร 10,000 บาท ให้ได้ หรือกรณีมีรายรับทางเดียว การมีรายรับจากคู่ค้าเพียงทางเดียวถือเป็นความเสี่ยง หากวันใดลูกค้าเลิกรับสินค้าจากเราไปขาย งบการเงินของเราได้มีปัญหาในวันถัดไปแน่นอน เพราะฉะนั้นพยายามหาลูกค้ากลุ่มใหม่ๆ ช่องทางการจำหน่ายอื่นๆ ที่จะช่วยสร้างยอดขายให้กับธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง
9. โยนใบเสร็จทิ้ง
แม้เราจะอยู่ในโลกที่มีความเป็นดิจิตอลมากขึ้นทุกวัน แต่ใบเสร็จที่เป็นกระดาษก็ยังจำเป็นต้องเก็บรักษาเอาไว้อย่างดี เพื่อให้เราสามารถติดตามค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้องและใช้เป็นหลักฐานกับกรมสรรพากรได้ด้วย
10. ไว้วางใจเทคโนโลยีหรือใครคนใดคนหนึ่งมากเกินไป
แม้ว่าเราควรจะจ่ายเงินเพื่อจ้างพนักงานบัญชี หรือซื้อซอฟต์แวร์บัญชีมาใช้ แต่ก็ไม่ควรไว้วางใจสิ่งเหล่านี้มากจนเกินไป ในฐานะที่เราเป็นหัวหน้าองค์กร จึงควรตรวจสอบรายงานทางการเงิน เพื่อทำความเข้าใจและวางแผนการดำเนินงานอย่างเป็นระบบด้วย
หากตัวเลขไม่เป็นไปตามที่เราประเมินเอาไว้ ลองสอบถามที่ปรึกษาทางการเงินหรือพนักงานบัญชี เพื่อให้เขาสรุปรายงานที่ดูง่ายมาให้เราดูก็ได้ เช่น ยอดเงินคงเหลือในธนาคาร ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ ประมาณการกระแสเงินสดใน 3 เดือนหน้า เป็นต้น ส่วนซอฟต์แวร์บัญชี มักมีรายงานและกราฟข้อมูลเอาไว้ให้เราอยู่แล้ว แต่ข้อมูลเหล่านั้นจะไร้ประโยชน์ หากเราไม่เคยใช้เวลาตรวจสอบหรือทำความเข้าใจกับข้อมูลเหล่านั้นเลย
