บันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ ลดปัญหา เพิ่มศักยภาพธุรกิจ

 เรื่อง : อชิระ ประดับกุล
           misterachira@hotmail.com




    สำหรับกิจการซื้อมาขายไป รายการบัญชีที่เกี่ยวกับ “สินค้าคงเหลือ” เป็นปัญหาหนึ่งที่มักพบได้บ่อยครั้ง เช่น เมื่อมีการตรวจนับสินค้าคงเหลือแล้วพบว่า มีทั้งกรณีที่สินค้าคงเหลือที่ “เกิน” หรือ “ขาด” หรือขาดไปจากบัญชี จะด้วยการลืมบันทึกบัญชี หายจริง หรือด้วยการทุจริตก็ตาม แต่การบันทึกบัญชีที่เกี่ยวกับสินค้าคงเหลือจริงๆ สามารถควบคุมปัญหาดังกล่าวได้ในระดับหนึ่ง หากกิจการปฏิบัติอย่างเคร่งครัดในการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ


ในการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือนั้น มีวิธีปฏิบัติอยู่ 2 วิธี ได้แก่

-      การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory Method)

-      การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง (Pepetual Inventory Method)

     ทั้ง 2 วิธีนี้ มีข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกันและขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของประเภทสินค้าของกิจการที่คุณทำการซื้อมาขายไปอยู่ด้วย
 
การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory Method)

วิธีนี้จะไม่มีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือในระหว่างงวดบัญชีที่ทำการซื้อ-ขาย เช่น

เมื่อมีการ “ซื้อ” สินค้าเข้ามา        จะบันทึกผ่านบัญชี “ซื้อ”

เมื่อมีการ “ขาย” ออกไป        จะบันทึกผ่านบัญชี “ขาย”

เมื่อมีการ “ส่งคืน” สินค้าให้กับผู้ขาย    จะบันทึกผ่านบัญชี “ส่งคืน”

เมื่อได้รับ ส่วนลด” จากการชำระค่าสินค้าตามเงื่อนไขการชำระเงิน จะบันทึกผ่านบัญชี “ส่วนลดรับ”

     
    ดังนั้น วิธีนี้ในระหว่างงวดบัญชีกิจการจะยังไม่ทราบว่าราคาทุนสินค้าคงเหลือที่แท้จริงของกิจการในขณะนั้นว่ามีอยู่เท่าไหร่ มีต้นทุนสินค้าคงเหลือที่ขายออกไปเท่าใด จนกว่าจะถึงวันสิ้นงวดแต่ละงวด ที่ได้ทำการตรวจนับถึงจำนวนสินค้าที่ซื้อมาและขายไปในแต่ละงวดบัญชี ทั้งนี้ วันสิ้นงวดดังกล่าวอาจกำหนดให้ทำทุกสิ้นเดือนหรือสิ้นปีก็ได้แล้วแต่ความเหมาะสมของกิจการ

     ข้อดี เหมาะกับกิจการที่มีสินค้าคงเหลือเป็นจำนวนมากหลายรายการและไม่สามารถตรวจนับได้ตลอดเวลา

    ข้อเสีย ในระหว่างงวดบัญชีกิจการจะไม่ทราบถึงต้นทุนของสินค้าคงเหลือได้อย่างแท้จริงจนกว่าจะมีการตรวจนับในวันสิ้นงวด
 
     การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง (Pepetual Inventory Method)

     วิธีนี้มีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือในระหว่างงวดบัญชีที่ทำการซื้อ-ขาย เช่น

เมื่อมีการ “ซื้อ” สินค้าเข้ามา         จะบันทึกผ่านบัญชี “สินค้าคงเหลือ”

เมื่อมีการ “ขาย” ออกไป         จะบันทึกผ่านบัญชี “ต้นทุนขาย” และ “สินค้าคงเหลือ”

เมื่อมีการ “ส่งคืน” สินค้าให้กับผู้ขาย     จะบันทึกผ่านบัญชี “สินค้าคงเหลือ”

เมื่อได้รับ “ส่วนลด” จากการชำระค่าสินค้าตามเงื่อนไขการชำระเงิน                จะบันทึกผ่านบัญชี “สินค้าคงเหลือ

 
    วิธีนี้ในระหว่างงวดบัญชีกิจการจะทราบว่าราคาทุนสินค้าคงเหลือที่แท้จริงของกิจการในขณะนั้นว่ามีอยู่เท่าไหร่ มีต้นทุนสินค้าคงเหลือที่ขายออกไปเท่าใด 

    ข้อดี    กิจการสามารถทราบได้ถึงต้นทุนสินค้าคงเหลือของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่งได้ในระหว่างงวดบัญชี

    ข้อเสีย   ต้องทำการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือตลอดเวลาเมื่อมีความเคลื่อนไหวที่เกี่ยวกับสินค้าคงเหลือ เกิดขึ้น /อาจต้องทำการตรวจนับตลอดเวลาเพื่อให้สินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริงตรงกับที่บันทึกบัญชีไว้และอาจมีค่าใช้จ่ายสูงในการตรวจนับ
 

ทั้งนี้ การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือทั้ง 2 แบบข้างต้น ยังมีวิธีการคำนวณราคาทุนสินค้าคงเหลืออีก 4 วิธี ดังนี้


 

Periodic Inventory Method	Perpetual Inventory Method
วิธีราคาเจาะจง (Specific Identification Method)	วิธีราคาเจาะจง (Specific Identification Method)
วิธีเข้าก่อนออก-ออกก่อน (First in-First out Method)	วิธีเข้าก่อนออก-ออกก่อน (First in-First out Method)
วิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก (Weighted Average Method)	วิธีถัวเฉลี่ยเคลื่อนที่ (Moving Average Method)

     
 
    ส่วนวิธีการคำนวณ ผมคงจะไม่ลงในรายละเอียด แต่ชี้ไว้เป็นแนวทางสำหรับเจ้าของกิจการที่สนใจว่าท่านสามารถศึกษาหาข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อเป็นความรู้ในเรื่องการคำนวณราคาทุนสินค้าคงเหลือของแต่ละวิธีได้ หรือสามารถสอบถามในเบื้องต้นได้จากเจ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีของท่าน


     โดยส่วนมากกิจการมักอาศัยความสะดวกเข้าว่า จึงมักเลือกที่จะใช้การบันทึกบัญชีแบบสิ้นงวด ในการบันทึกบัญชี เพราะประหยัดเวลา ลดความยุ่งยากในการตรวจนับบ่อยครั้งและทำการตรวจนับเมื่อสิ้นงวดแทน และหากพบว่ามีต้นทุนสินค้าคงเหลือที่เกินหรือขาดไปจากบัญชีก็จะทำการปรับปรุงทางบัญชีให้ตรงกับที่ตรวจนับได้


     แม้กระทั่งบางกิจการที่ใช้การบันทึกบัญชีแบบต่อเนื่องเองก็ดี เมื่อถึงสิ้นงวด ก็ยังคงมีการตรวจนับ และพบว่าบัญชีสินค้าคงเหลือที่ได้บันทึกไว้ มีจำนวนที่เกินหรือขาดไปจากบัญชีเช่นกันและต้องทำการปรับปรุงอยู่ดี


     ไอ้เกินนี่ยังไม่ว่า แต่ถ้าขาดนี่สิ พี่กรม (สรรพากร) เขามักจะคิดไว้ก่อนว่า กิจการได้ขายออกไป ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มจากภาษีขาย/เสียภาษีเงินได้นิติบุคคลเพิ่มเติมจากการขายสินค้าที่ขาดหาย ถ้ากิจการไม่มีเหตุผลอันสมควรพอที่จะชี้แจงได้ว่า ขาดไปจากบัญชีเพราะเหตุใด ดังนั้น สินค้าคงเหลือ “ขาด” จากบัญชีเมื่อไหร่...ตัวใครตัวมัน! 
 
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี