จะให้พักต่อหรือพอแค่นี้ เมื่อลูกค้าอ้าง PDPA ไม่ให้บัตรประชาชน Check In ดูวิธีรับมือของเจ้าของโรงแรม

Text: ณัฏฐพัชร กมลพลพัตร

 

      เป็นเคสที่เริ่มเกิดขึ้นแล้วสำหรับบางโรงแรมในปัจจุบัน

      การที่แขกไม่ให้เอกสารส่วนตัวเหล่านั้นทั้งบัตรประชาชน ใบขับขี่ หรือพาสปอร์ตในการ Check In จริงๆ แล้วมันก็เป็นที่ไม่น่าแปลกใจเท่าไหร่ถ้าแขกจะอ้างถึง พ.ร.บ.ข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) เพราะในใจความแล้วแขกผู้เข้าพักหรือตาม พ.ร.บ.ข้อมูลส่วนบุคคล นิยามว่าเป็น "เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล" ถ้าว่ากันตามเนื้อหาใน พ.ร.บ.ข้อมูลส่วนบุคค ก็มีสิทธิในการยอมรับ หรือ ปฏิเสธในการให้ข้อมูลส่วนบุคคลของตน กับ "ผู้ควบคุมข้อมูล" หรือในที่นี้คือ "โรงแรม" ได้เช่นกันเพราะสาระสำคัญของ พ.ร.บ.ฯ ในเรื่องการจัดเก็บข้อมูลนี้คือ "ต้องแจ้งและได้รับความยินยอมในการให้ข้อมูลจากเจ้าของข้อมูลก่อน" แน่นอนว่าถ้าเขาไม่ให้เก็บเราก็ไม่มีสิทธิเก็บ

      จริงๆ แล้วโรงแรมเองก็มีพ.ร.บ.โรงแรม พ.ศ.2547 ที่มีรายละเอียดในการที่โรงแรมต้องจัดเก็บข้อมูลส่วนตัวของแขกผู้เข้าพัก แต่ทางออกแบบใดถึงจะดีทั้งสองฝ่าย วันนี้ Hotel Man เลยมีแนวทางมาแนะนำซึ่งวิธีที่ใช้ในการบริหารจัดการกรณีนี้ที่ดีที่สุดเป็นแนวทางกัน

โรงแรมมีกฎหมายที่คุ้มครองต้องจัดเก็บข้อมูลการเข้าพัก

      ถ้าว่ากันไปตามสถานการณ์นี่คือในสภาวะอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการเข้าพักในโรงแรมเพราะเมื่อพูดถึงการเข้าพักในโรงแรม เราจะมีกฎหมายอีกตัวหนึ่งที่คุ้มครองและกำหนดให้โรงแรมต้องจัดเก็บข้อมูลการเข้าพักของแขกผู้เข้าพักอยู่นั่นคือ พ.ร.บ.โรงแรม พ.ศ.2547 ที่มีรายละเอียดในการที่โรงแรมต้องจัดเก็บข้อมูลส่วนตัวของแขกผู้เข้าพักคือ

      มาตรา 35 ที่ระบุว่าแขกผู้เข้าพักต้องกรอกรายละเอียดใน "บัตรทะเบียนผู้เข้าพัก ร.ร.3" รวมทั้ง มาตรา 36 โรงแรมต้องมีหน้าที่นำส่งข้อมูลผู้เข้าพักใน "ทะเบียนผู้เข้าพัก ร.ร.4" ให้กับหน่วยงานฝ่ายปกครอง และต้องเก็บไว้เป็นระยะเวลา 1 ปี ในสภาพที่ตรวจสอบได้ โดยถ้าโรงแรมไม่ปฏิบัติตามกฎก็จะมีบทลงโทษทางปกครองตาม มาตรา 56 ที่ปรับตั้งแต่สองหมื่นถึงหนึ่งแสนบาทและไม่เกินหนึ่งหมื่นบาทตามมาตรา 57 ซึ่งแน่นอนว่า "เมื่อแขกมีสิทธิไม่ให้ข้อมูลการเข้าพักโดยอ้าง พ.ร.บ.ข้อมูลส่วนบุคคล โรงแรมก็มีสิทธิปฏิเสธการเข้าพักเพื่อป้องกันการถูกบทลงโทษทางปกครองได้เช่นกัน

ทางออกของปัญหาที่ดีที่สุด

      แต่ที่จริงแล้วนี่ไม่ใช่ทางออกของปัญหาที่ดีที่สุดโดยเฉพาะในสถานการณ์นี้เพราะมันจะเป็นการสู้กันไปสู้กันมามันเป็นข้อปฏิบัติที่ผิดหลักของ "การเดินทางเพื่อท่องเที่ยว" ที่เน้นการมาพักผ่อนและปล่อยวางมากกว่า ในจุดนี้การแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุดเวลาแขกไม่ให้เอกสารดังที่กล่าวมาแล้วอ้าง พรบ.ข้อมูลส่วนบุคคล เราอาจช่วยอธิบายให้แขกเข้าใจได้ว่า "ในกรณีที่แขกจะเข้าพักนั้นการให้ข้อมูลส่วนบุคคลกับโรงแรมเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องทำโดยสามารถให้เหตุผลตามข้อยกเว้นในการอนุญาตให้โรงแรมสามารถจัดเก็บข้อมูลส่วนตัวของแขกผู้เข้าพักได้โดยอ้างอิงจากตัวของ พรบ.ข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งประกอบด้วย

      พ.ร.บ. ข้อมูลส่วนบุคคล มาตรา 22 การเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล ให้เก็บรวบรวมได้เท่าที่จำเป็นภายใต้วัตถุประสงค์อันชอบด้วยกฎหมาย

  • กรณีนี้โรงแรมจัดเก็บข้อมูลตาม พ.ร.บ.โรงแรม พ.ศ.2547 เหตุผลก็เพื่อเป็นไปตามมาตรการรักษาความปลอดภัยให้กับแขกผู้เข้าพักกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน เกิดการเจ็บป่วย จะได้สามารถระบุตัวตนและให้ความช่วยเหลือหรือติดต่อญาติพี่น้องได้ ซึ่งข้อมูลที่จัดเก็บส่วนใหญ่ก็เป็นเท่าที่จำเป็นตามที่ พ.ร.บ.ข้อมูลส่วนบุคคลกำหนดซึ่งสอดคล้องกับการที่โรงแรมต้องปฏิบัติตาม พ.ร.บ.โรงแรม พ.ศ.2547