TEXT : อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
Main Idea
- การเปลี่ยนแปลงมักมาคู่กับวันเวลาที่ผ่านไปอย่างรวดเร็ว จึงไม่น่าแปลกใจที่องค์กรต่างๆ จะมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา แต่ปัญหาคือ คนในองค์กรพร้อมที่จะปรับเปลี่ยนตัวเองในอัตราเร่งที่รวดเร็วทันกับการเปลี่ยนแปลงขององค์กรหรือไม่
- องค์กรที่ประสบความสำเร็จ ไม่ใช่องค์กรที่เปลี่ยนแปลงจากข้างบนลงมาข้างล่าง หรือสร้างนวัตกรรมโดยคนบางคนเท่านั้น แต่คือองค์กรที่สามารถสร้างวัฒนธรรมให้พนักงานสามารถปรับเปลี่ยนตนเองได้อย่างรวดเร็ว ทันกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
- 5 สิ่งต่อไปนี้ จะเป็นแนวทางที่ SME หรือผู้นำจะช่วยให้พนักงานในทีม สามารถปรับตัวให้เร็วขึ้นเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง จะมีอะไรบ้างนั้น ไปดูกันเลย!!
ปัจจุบันการเปลี่ยนแปลงมักมาคู่กับวันเวลาที่ผ่านไปอย่างรวดเร็ว แนวทางการทำงานที่มีประสิทธิภาพในวันนี้ ไม่มีอะไรการันตีได้ว่าจะใช้ได้ผลอีกในวันหน้า
หากสังเกตให้ดีจะเห็นได้ว่า 5 ปีที่แล้ว เมื่อเทียบกับตอนนี้ มีหลายอย่างที่เปลี่ยนแปลงไปในแนวทางการใช้ชีวิตของพวกเรา สิ่งที่สัมผัสได้ชัดเจนคือ วิธีการทำธุรกรรมทางการเงิน ซึ่งหันมาใช้มือถือแทนการไปติดต่อพนักงานที่สาขาของธนาคารหรือตู้เอทีเอ็ม ระบบการสื่อสารที่รวดเร็วขึ้น จาก 3G เป็น 4G และอีกไม่นาน 5G ก็จะตามมา การทานอาหารของร้านอร่อย ไม่จำเป็นต้องเดินทางไปถึงสถานที่อีกต่อไป สามารถสั่งและมีบริการส่งถึงบ้าน เพียงแค่ปลายนิ้วสัมผัส
ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจที่องค์กรต่างๆ มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา แต่ปัญหาที่เกิดขึ้นคือ คนในองค์กรพร้อมที่จะปรับเปลี่ยนตัวเองในอัตราเร่งที่รวดเร็วพอกับการเปลี่ยนแปลงขององค์กรหรือไม่
หัวใจสำคัญที่จะทำให้พนักงานเปิดใจรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ คือผู้นำในแต่ละระดับชั้น แต่การมีภาวะผู้นำอย่างเดียวอาจไม่เพียงพออีกต่อไป ผู้นำต้องสามารถสร้างแรงบันดาลใจให้ทีมงานเกิดความคิดสร้างสรรค์และพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงด้วย
ลองมาดูกันว่ามีแนวทางใดบ้างที่จะช่วยให้พนักงานในทีม ปรับตัวให้เร็วขึ้นเพื่อรับมือกับการเปลี่ยนแปลง
1.เล่าความสำเร็จที่เกินมาตรฐานให้ฟัง
ปกติแล้วการเปลี่ยนแปลงมักทำให้คนรู้สึกถึงความไม่แน่นอน และความไม่แน่นอนจะส่งผลให้เกิดความกลัวผลกระทบต่างๆ ที่จะตามมา ดังนั้นสิ่งที่ต้องแสดงให้เห็นมากที่สุดคือ ความมั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดี เรื่องราวของความสำเร็จต่างๆ จะช่วยกระตุ้นให้เกิดความฮึกเหิมและกล้าที่จะเผชิญกับความไม่แน่นอนที่อาจเกิดขึ้น
ในการเล่าเรื่องที่เกี่ยวข้องกับความสำเร็จนั้น ต้องคำนึงถึงประเด็นต่างๆ ดังต่อไปนี้
- อะไรคือสิ่งสำคัญและมีความหมายกับคนที่ฉันทำงานด้วย
- อะไรเป็นประเด็นสำคัญที่ต้องการสื่อให้พวกเขารับทราบ
- ส่วนใดของเรื่องราว คือไฮไลท์ที่จะช่วยขับเคลื่อนความรู้สึกให้กล้าลองทำสิ่งใหม่ๆ ที่ไม่เคยทำมาก่อน
เรื่องที่เล่าต้องมีความเชื่อมโยงกับสิ่งที่ต้องทำ เรื่องราวที่ดีและมีพลังจะช่วยให้รู้สึกปลอดภัยและเชื่อว่าการเปลี่ยนแปลงจะนำพาประโยชน์มาสู่องค์กรและตนเอง
2.สร้างบรรยากาศให้เกิดการแลกเปลี่ยนประสบการณ์และความรู้สึก
การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่คนพยายามหลีกเลี่ยงมากกว่ากระโดดเข้าหา การสร้างแรงบันดาลใจที่จะทำให้คนก้าวข้ามความกลัวและเข้าสู่การลงมือปฏิบัติได้นั้น ต้องเริ่มจากการพูดคุยกัน ลองหาเวลาสัก 30 นาที เปิดโอกาสให้พนักงานได้แชร์ความรู้สึกต่างๆ ที่มีต่อการเปลี่ยนแปลง ในขณะที่ผู้นำมีหน้าที่ ดังต่อไปนี้
กำหนดเป้าหมายของการพูดคุย : ระบุให้ชัดเจนว่าวัตถุประสงค์ที่สำคัญสำหรับการประชุมครั้งนี้คือต้องการส่งเสริมให้ทุกคนมีโอกาสได้แลกเปลี่ยนความรู้สึกว่า การเปลี่ยนแปลงมีผลต่อพวกเขาอย่างไร เช่นอาจพูดว่า “วันนี้เราจะมาคุยกันถึงการเปลี่ยนแปลงที่พวกเรากำลังเผชิญอยู่ ว่ามีผลกระทบต่อพวกเราแต่ละคนและต่อทีมอย่างไร” รวมทั้งเชิญชวนให้ทุกคนเสนอแนวทางที่ควรทำเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงสัมฤทธิผล
ตั้งใจฟัง : กำหนดกฎกติกาหรือข้อตกลงเบื้องต้น เพื่อส่งเสริมให้เกิดการฟังอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ในระหว่างการประชุม จะมีคนเดียวเท่านั้นที่พูด คนอื่นที่ไม่ได้พูด มีหน้าที่ฟัง เป็นต้น นอกจากนั้น ยังต้องสร้างบรรยากาศให้เกิดความรู้สึกปลอดภัยที่จะแสดงความคิดเห็น โดยไม่ถูกขัดจังหวะหรือตัดสิน
รวบรวม : ในระหว่างการพูดคุย ควรหาโอกาสที่เหมาะสมเป็นระยะๆ ลองถามทีมว่า พวกเขาได้ข้อสังเกตอะไรบ้าง เช่น อาจถามว่า จากการพูดคุยที่ผ่านมา พวกเรามีอะไรที่รู้สึกเหมือนกันบ้าง และมีอะไรที่ต่างกัน เป็นต้น
ลงมือ : ทุกการประชุม ต้องจบลงด้วยการนำที่ได้พูดคุยไปปฏิบัติให้เกิดผล โดยกำหนดเจ้าภาพและบทบาทของผู้เกี่ยวข้องให้ชัดเจน ผู้นำต้องทำหน้าที่เป็นผู้ดำเนินรายการ (Facilitator) โดยอาจตั้งคำถามดังต่อไปนี้ เช่น อะไรเป็นสิ่งที่เราพอทำได้ เราจะผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างจริงจังได้อย่างไร พวกเราแต่ละคน ใครมีบทบาทต้องทำอะไรบ้าง เป็นต้น
3.ถามคำถาม “แล้วถ้า..” เพื่อกระตุกต่อมคิด
คำถามทำให้คน “คิด” มากกว่าคำตอบ ดังนั้นจงตั้งคำถาม “แล้วถ้า...” บ่อยๆ เพื่อกระตุ้นให้คนคิดนอกกรอบ เช่น แล้วถ้ามีอำนาจเต็มที่ที่จะทำอะไรก็ได้ พวกเราคิดจะทำอะไร แล้วถ้าเราออกแบบกระบวนการทำงานเหล่านี้ได้ใหม่ทั้งหมด หน้าตาของมันควรเป็นอย่างไร เป็นต้น ในช่วงแรกๆ ของการตั้งคำถาม อาจเป็นเรื่องธรรมดาที่ไม่ค่อยมีคนกล้าตอบหรือแสดงความคิดเห็นมากนัก จงใช้ความอดทน ให้กำลังใจและชมเชยคนที่แสดงความคิดเห็น ใหม่ๆ ให้เน้นปริมาณก่อนคุณภาพ ยังไม่ต้องสนใจว่าความคิดเหล่านั้นดีหรือไม่ เป็นไปได้หรือเปล่า ขอให้ทุกคนแสดงความคิดเห็นกันเยอะๆ เมื่อได้จำนวนความเห็นที่มากพอ ค่อยมาคัดเลือกไอเดียดีๆ จากความเห็นที่มี
4.ใช้ความผิดพลาดเป็นครู เรียนรู้และสู้ต่อ
เมื่อต้องการผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลง แนวคิดและวิธีการใหม่ๆ เป็นสิ่งสำคัญและจำเป็น โทมัส อัลวา เอดิสัน ต้องทำการทดลองเป็นพันๆ ครั้งกว่าจะคิดค้นหลอดไฟฟ้าดวงแรกได้สำเร็จ เคยมีคนถามว่า ล้มเหลวเป็นพันๆ ครั้ง ไม่รู้สึกท้อบ้างหรือ รู้ไหมเขาตอบว่าอะไร เอดิสันตอบว่า เขาไม่เคยคิดว่านั่นคือความล้มเหลว ในทางกลับกันมันคือความสำเร็จด้วยซ้ำ เพราะสามารถค้นพบว่ามีวัสดุนับพันๆ อย่างที่ไม่เหมาะจะนำมาใช้เป็นไส้ของหลอดไฟ ในโลกปัจจุบัน คนทำผิดพลาดเพราะกล้าคิดและทำส่ิงใหม่ๆ ที่ไม่เคยทำ ไม่ควรถูกลงโทษ เราต้องรีบล้มให้เร็ว (Fail Fast) เรียนรู้ แล้วลุกขึ้นเดินหน้าต่อ
5.ใช้ประโยชน์จากเครือข่ายที่ใกล้ตัว
บางทีไอเดียใหม่ๆ ที่จะสร้างการเปลี่ยนแปลง อาจมาจากคนที่ไม่มีประสบการณ์โดยตรงเลยก็ได้ ยกตัวอย่างเช่น ดิสนีย์แลนด์ ใช้ประโยชน์จากพนักงานใหม่ โดยให้ทุกคนไปเที่ยวสวนสนุกให้ครบทุกเครื่องเล่น ก่อนที่จะเริ่มทำงานจริง เพื่อให้ได้ประสบการณ์ในฐานะลูกค้า และนำเสนอความเห็นเพื่อปรับปรุงการบริการให้ดีขึ้น เพราะพนักงานใหม่ที่ไม่คุ้นชินกับลักษณะธุรกิจและวัฒนธรรมองค์กร อาจให้มุมมองที่ต่างไปจากคนที่ทำงานมานานๆ ก็เป็นได้ ดังนั้นเพื่อช่วยกันผลักดันให้ทีมงาน ขยายขอบเขตการค้นหาไอเดียและมุมมองใหม่ๆ มาช่วยเสริมการเปลี่ยนแปลงให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ผู้นำต้องช่วยกันตั้งคำถามทำนองนี้
- มีใครบ้างที่เราต้องการให้เข้ามามีส่วนร่วมเพิ่มเติม?
- มีหน่วยงานอื่นใดในองค์กร ที่จะสามารถเข้ามาช่วยสร้างสรรค์การเปลี่ยนแปลงนี้ได้?
- มีใครอื่นอีกบ้าง ที่มีมุมมองแตกต่างไปจากพวกเรา หรือมุมมองที่พวกเราไม่มี?
- เราจะเข้าหาพวกเขาได้อย่างไร?
องค์กรที่ประสบความสำเร็จ ไม่ใช่องค์กรที่เปลี่ยนแปลงจากข้างบนลงมาข้างล่าง หรือสร้างนวัตกรรมโดยคนบางคนเท่านั้น แต่องค์กรที่ประสบความสำเร็จคือองค์กรที่สามารถสร้างวัฒนธรรมให้พนักงานปรับเปลี่ยนตนเองได้อย่างรวดเร็ว ทันกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ดังนั้นการผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลง จึงไม่ใช่บทบาทของผู้นำเท่านั้น แต่เป็นหน้าที่ของทุกคน
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
